Vad är ett personalhanteringsinformationssystem?

Ett personalhanteringsinformationssystem är en uppsättning förfaranden och tillämpad teknik som personalarbetare använder för att spåra och organisera data om de anställda inom ett företag eller organisation.Denna information kan inkludera löneposter, skattedokument och register över tilldelade förmåner som sjukförsäkring.Annan anställdas information förvaras ofta i ett personalhanteringsinformationssystem för periodiska utvärderingar av prestanda.Dessa poster är vanligtvis CV och kopior av relevanta branschcertifieringar.Detta område med mänsklig resurshantering innebär både användning av ett datorprogram och rutinmässiga metoder för att ange och uppdatera relevant data.

Företag med ett stort antal anställda behöver ofta en separat personalavdelning (HR) för att hålla exakta register över all denna information.Att arbeta med ett personalhanteringsinformationssystem kräver både ett bra grepp om teknik och en förmåga att hämta nödvändiga data snabbt.Ett mjukvarupaket utformat för dessa mänskliga resursuppgifter består vanligtvis av länkade databaser som innehåller olika uppsättningar information.En databas kan innehålla register över utfärdade lönecheck kopplad till en annan databas med information om till exempel skatteskatter.HR -personal ansvarar för att hålla denna arbetskraftsinformation uppdaterad och korrekt.

Förutom att regelbundet upprätthålla uppgifterna i ett personalhanteringsinformationssystem måste HR -personal också utföra specifika frågor som hämtar viss information.Beroende på vilken typ av system som installerats kan de fråga denna information med kommandon som de på strukturerade frågespråk (SQL) eller ett liknande databasprogrammeringsspråk.Andra typer av programvara för hantering av mänskliga resurser har grafiska användargränssnitt med funktioner för att skapa och lagra former, tabeller, diagram och rapporter.När en personalchef vill behålla skannade kopior av anställdas återupptagningar och liknande dokument, innehåller informationssystemet ofta optisk karaktärigenkänning (OCR) för att skapa sökbara elektroniska kopior.

Ett personalhanteringsinformationssystem har också en viktig roll i en företag som anställer och skjuter praxis.Många företag använder OCR -funktionerna i denna typ av program för att skanna CV för utsedda nyckelord.Sökande vars CV har sökordsmatcher har ofta bättre chanser att få en intervjuinbjudan.Vissa företag använder denna teknik för att spåra och spela in alla nya certifieringar som anställda slutför, särskilt de som räknas som betald utbildning.Arbetare som kan behöva disciplinära åtgärder eller rådgivning har också register över denna information i sina elektroniska personalfiler i HR -avdelningen.