Vad är en föredragen leverantörslista?

I de flesta stora organisationer är upphandlingsavdelningen ansvarig för skapandet och underhållet av den föredragna leverantörslistan.Denna lista tillhandahålls avdelningar och inköpsansvariga för att hjälpa till med orderplaceringsaspekten av upphandling eller inköp.Det primära syftet med en föredragen leverantörslista är att hjälpa köpare att välja leverantörer som har slutfört en grundlig granskningsprocess.

Processen som krävs för att lägga till en leverantör i den föredragna leverantörslistan varierar beroende på organisation.Vanligtvis bestäms den tid som krävs och vilken typ av granskning bestäms av dollarvärdet för varan.De flesta företag har en lista över varor som de behöver köpa regelbundet.I stället för att utfärda en begäran om förslag (RFP) och välja en leverantör, tillhandahåller de en föredragen leverantörslista till personalen.

Som ett minimum under denna granskningsprocess identifieras leverantörens juridiska namn och adress, tillsammans med beskattningsnummer, varor som de erbjuder eller tjänster.Många företag använder en betygstjänst, som Dunn och Bradstreet eller branschspecifika betygsföretag, för att bekräfta företagets legitimitet och avgöra om det finns några kända problem med företaget.

I de flesta företag slutförs en grundlig granskning av leverantören innan den läggs till i den föredragna leverantörslistan.Det första steget i denna process är inlämnandet av ett ifylldt förfrågningsformulär av leverantören.Den information som krävs kan innehålla en kopia av en finansiell redovisning, volym av material som produceras, källor till delar, fackförening och en lista över företagsledarna.

Denna information granskas av upphandlingspersonal, som ansvarar för att den är korrekt.Förutom denna informationsinsamling kräver många företag en inspektion av webbplatser.Under denna process tar en medlem av upphandlingsavdelningen en detaljerad rundtur i anläggningarna, möter personal och granskar kvalitetssäkringsförfarandena.

Det är inte ovanligt att företag utvärderar den föredragna leverantörslistan vart tredje till fem år.Syftet med inspektionen är att granska eventuella ändringar i procedurer, leverantörer och annan relevant information.Om en företags produktkvalitet minskar kan den tas bort från den föredragna leverantörslistan.

Det är upphandlingspersonalens ansvar att hantera och övervaka leverantörens prestanda.Rapporter om inköpsaktiviteter, fakturor, problem och transporter samlas ofta kvartalsvis och granskas.Det ständiga engagemanget för leverantörshantering anses vara en bästa praxis i inköpsorganisationen.