Vad är en utskriftsrevision?
En utskriftsrevision utförs vanligtvis av stora organisationer i väntan på en begäran om utskriftstjänster eller förnyelse av kontrakt.Det primära syftet med en utskriftsrevision är att samla in mätvärden på den aktuella skrivarens användning, olika metoder för att komma åt utskriftsresurser och bestämma de totala driftskostnaderna i samband med utskriftsaktiviteter.Termen revision är vanligtvis förknippad med en detaljerad ekonomisk granskning.Emellertid är det huvudsakliga syftet med alla revisioner att opartiska proffs ska samla in information och tillhandahålla en formell rapport för att hjälpa till med beslutsfattande på verkställande nivå.
Omfattningen av en tryckrevision måste tydligt definieras i början av processen för att säkerställaett genomförbart svar.Definitionen av en utskriftsfunktion eller relaterat jobb är avgörande, eftersom antaganden kan leda till felaktiga slutsatser.Till exempel kan en utskriftsrevision inkludera fotokopior, elektronisk dokumentskanning och utskriftsjobb eller en blandning av dessa alternativ.I andra företag eller branscher kan utskrift inkludera alla externa utskriftsleverantörer eller kontrakt för föremål som broschyrer, broschyrer och relaterade föremål.
Det första steget i någon utskriftsrevision är att samla in användningsmätningar.Alla skrivare har en kopieringsräknare, och digitala enheter lagrar denna information elektroniskt.Vissa skrivare är kända som multifunktionsenheter och har förmågan att skriva ut, skanna och fotokopia.Mätningarna för var och en av dessa uppgifter lagras separat.Enheter som har både färg och svartvita alternativ skiljer också dessa två uppgifter för större noggrannhet.
En omfattande utskriftsrevision måste innehålla information om hur tryckresurser nås.Det finns ofta flera processer inom samma organisation, och detta kan baseras på vilka typer av tjänster som används.Till exempel har ett modernt kontor en helt nätverksskrivare som vanligtvis delas av en grupp människor.Andra faciliteter kan ha enskilda skrivare belägna vid varje arbetsstation.Stora utskriftsjobb eller specialförfrågningar kan skickas till en utvalda lista över leverantörer eller en slumpmässigt valt från telefonboken.
Den totala driftskostnaden för all tryckrelaterad aktivitet är en viktig del av alla tryckrevisioner.Denna information måste inkludera kostnader för fast utrustning, förbrukningsvaror, reparationstjänster, externa utskriftskostnader, el och utrymmeskrav.För de flesta företag är den totala kostnaden för utskriftsaktivitet ganska hög och är ett utmärkt ställe att införa kostnadsbesparande åtgärder.Vid mätning av de totala driftskostnaderna måste personaltid som ägnas åt underhåll och stöd för dessa enheter också inkluderas.