Vad är en upphandlingsavdelning?

En upphandlingsavdelning är en avdelning eller avdelning som har ansvaret för att förvärva nödvändiga varor och tjänster som krävs för att driva ett företag eller kommun.För att uppfylla detta ansvar beviljas avdelningen vanligtvis myndighet att förhandla om leverantörskontrakt, begränsa inköpsbelopp och generera inköpsorder för att matcha godkända rekvisitioner.En upphandlingsavdelning kan också ha behörighet att utfärda förfrågningar om förslag (RFP) för att identifiera de bästa leverantörerna för en viss god eller tjänst.Tack vare modern kommunikation finns det ett antal utmärkta e-upphandlingssystem som kan hjälpa en uppdelning i den dagliga funktionen att beställa, spåra och ta emot dessa varor och tjänster.

En av de viktigaste fördelarna med en upphandlingsavdelning är att centralisering av förvärvsfunktionen gör det möjligt att standardisera inköpsförfaranden.Detta kan ofta leda till bättre kontroll av redovisningsprocessen, eftersom all beställning görs genom ett centralt organ, snarare än varje avdelning eller avdelning av verksamheten eller annan enhet som beställer varor och tjänster på egen hand.När upphandlingen äger rum genom en rörledning är det mycket lättare att hålla reda på utgifterna och hålla dem inom anledning.

En annan fördel för upphandlingsavdelningen är förmågan att göra volymköp på artiklar som behövs i flera avdelningar.Till exempel kan upphandlingssystem som kan spåra användningen av kontorsmaterial i alla avdelningar hjälpa till att avgöra hur många pappersreams som behövs för att hålla affären i drift inom en given tidsram.Med hjälp av dessa uppgifter kan de individer som deltar i att köpa upphandling vanligtvis beordra ett lägre enhetspris genom att göra en enda stor beställning hos en leverantör och därmed spara företagets pengar.Detta skulle vara svårt att åstadkomma utan någon form av central inköpsprocess.

Det är inte ovanligt att en upphandlingsavdelning också bjuder in leverantörer att delta i en anbudsprocess för företagets verksamhet.Detta innebär att divisionen har förmågan att initiera och övervaka upphandlingskontrakt som låser in specialpriser för olika varor och tjänster, åtminstone under en viss tid.Divisionen kan använda denna modell som en del av leveransupphandling, eller till och med byggnadsupphandling om företaget eller kommunen är engagerad i ett byggprojekt.

I allmänhet är upphandlingsprogram strukturerade för att fungera med integritet och ärlighet.Det finns normalt en serie kontroller och balanser inbyggda i systemet för att göra det svårare att kringgå etablerade förfaranden, eller för personer som arbetar inom divisionen för att få särskild ersättning i utbyte mot ett leverantörskontrakt.Som med alla avdelningar eller avdelningar som handlar i ekonomi av alla typer, granskas en upphandlingsavdelning regelbundet, normalt minst en gång om året.Detta hjälper till att se till att procedurer följs och att alla transaktioner genomförs på ett sätt som är både lagligt och etiskt.