Vad är ett upphandlingskontor?

Ett upphandlingskontor eller avdelning är vanligtvis organiserad inom finansportföljen för ett stort företag eller organisation.Det finns två organisatoriska strukturer som används för upphandling: centraliserad och växtspecifik.På ett centraliserat upphandlingskontor hanteras alla inköpsförfrågningar och aktiviteter av en central administrativ grupp.I en växtspecifik struktur har varje fysisk anläggning sitt eget upphandlingskontor.

Inom den centraliserade upphandlingen finns det vanligtvis fem roller: köpare, upphandlingsombud, upphandlingschef, direktör och upphandlingsanalytiker.Alla fem medlemmar i ett upphandlingsteam tillhandahåller tjänster till varje avdelning inom organisationsstrukturen.Avdelningsanvändare kan skicka in sina inköpsförfrågningar elektroniskt eller via telefon, fax eller e -post.Det centrala upphandlingskontoret är utformat för att hantera klientens krav samtidigt som man säkerställer efterlevnad av upphandlingspolicy.

För att kvalificera sig för en position i upphandling måste alla kandidater slutföra ett minimihögskolediplom i företag eller inköp.Professionell upphandlingspersonal har vanligtvis en professionell beteckning, till exempel certifierad upphandlingsproffs och reg;(Cpp reg;).I den centraliserade modellen är köparen en position på startnivå.Upphandlingsombud och analytiker är båda professionella positioner, med upphandlingschef som innehar tillsynsansvar.Upphandlingsdirektören fastställer den strategiska inriktningen och är involverad i förhandlingar med högt värde.

I en växtspecifik struktur är den högst rankade personen på kontoret vanligtvis en upphandlingschef.Varje upphandlingschef kan ha en eller två inköpsansvariga och flera köpare i personal.Det totala antalet personal beror på storleken på anläggningen och inköpsvolymen.Inköpscheferna rapporterar vanligtvis till ekonomichef eller kontroller inom anläggningen eller anläggningen.

Oavsett organisationsstruktur är upphandlingspersonalens primära uppgift att hitta den bästa möjliga kombinationen av pris, kvalitet och service.Varje medlem av kontoret förväntas tillhandahålla tjänst till sin klientgrupp, förstå krav och kommunicera med leverantörssamhället.Att hitta de bästa leverantörerna och slutföra en inköpsorder innebär en serie steg utformade för att säkerställa en öppen, rättvis process.

Inköpsanalys är främst en central funktion och kan organiseras som ett ansvar för finansiella tjänster.Denna person skapar rapporter för att spåra utgifter mot kontrakt, allmänna utgifter och säkerställa policyöverensstämmelse.Ytterligare utbildning i statistik och datahantering krävs ofta i denna roll.Dessa rapporter tillhandahålls normalt till ledningen, både för att spåra faktiska utgifter och för att övervaka upphandlingskontorets prestanda.