Vad är ett upphandlingssystem?

Ett upphandlingssystem är vanligtvis ett datoriserat system utformat för att hantera upphandlingsprocessen.Upphandling är en term som används för att beskriva inköpsaktivitet för ett företag eller organisation.Det finns två primära typer av upphandlingssystem: elektronisk upphandling och standardupphandling.Båda typerna av system är allmänt tillgängliga och ingår ofta i en Enterprise Resource Planning (ERP) eller redovisningsprogramvara.bearbetning.Förutom dessa kärnkrav inkluderar de flesta system en rad rapporteringsverktyg.Inbyggda godkännandeprocesser, kontroller och verktyg för hantering av fonder är vanligtvis standard i de större produkterna.

Det primära upphandlingskonceptet är att avancerad planering, schemaläggning och gruppköp kommer att leda till kostnadsbesparingar, effektivare affärsverksamhet och därför ökad lönsamhet.Ett upphandlingssystem används för att hantera denna process, vilket ger väntetid för fakturor, spårning av totala utgifter efter råvarutyp, samt ekonomiska åtaganden och kassaflödeshantering.Den fullständiga implementeringen av ett upphandlingssystem resulterar vanligtvis i betydande förändringar i den befintliga affärsprocessen, eftersom systemet kommer att kräva att vissa interna kontroller och förfaranden finns på plats.

Ett elektroniskt upphandlingssystem kallas också e-upphandling.Denna term används för att beskriva programvara som gör det möjligt för köpare att få tillgång till leverantörens kataloger via Internet samt acceptera elektroniska fakturor.Köparna väljer sina material, anger de konton som ska debiteras för köpet och skapa en inköpsorder i redovisningssystemet.All upphandlingsrelaterad aktivitet är klar i det elektroniska systemet, minskar pappersarbetet och ökar effektiviteten.

Elektronisk fakturabehandling gör att utvalda företag ytterligare kan effektivisera fakturagranskning och godkännande.Uppgifterna dirigeras sedan genom en serie online -godkännanden innan de behandlas för betalning i redovisningssystemet.Denna typ av upphandlingssystem är mycket populärt i stora företag, där upphandlingskontrakt finns för att hantera utgiftsaktiviteter.För dessa företag ger minskningen av personaltiden för fakturabehandling en utmärkt avkastning på investeringen.

Ett standardupphandlingssystem är helt integrerat med det redovisande programvarupaket som används av organisationen.All inköpsaktivitet spåras och hanteras genom denna modul, vilket gör att företaget kan kontrollera utgifterna och spåra möjligheter för större besparingar.Rapporter, analys och interna kontroller är alla inbyggda i denna typ av programvara och är utformade kring bästa praxis.Implementeringen av ett upphandlingssystem är ett av de enklaste sätten att förbättra driftseffektiviteten.