Vad är en professionell administrativ assistent?

Rollen som en professionell administrativ assistent är avgörande i drift av många företag.Även om en professionell administrativ assistent tenderar att ha liknande uppgifter som någon administrativ assistent, har han eller hon vanligtvis mer års erfarenhet och/eller en högskoleexamen och kommer ofta att arbeta med chefer i företaget och kan också fungera som kontorschef.Administrativa assistenternas jobb är olika, men är ofta kontoristiska.Varje administrativ assistent kommer att behöva förmågan att arbeta bra med andra människor, ha utmärkta organisatoriska färdigheter och vara skickliga i att skriva och arbeta på en dator.

Enligt U.S. Department of Labor kan en professionell administrativ assistent arbeta på ett kontorantingen i en administrativ eller kontoristiska kapacitet, säkerställa att verksamheten går effektivt och effektivt.Vissa av deras uppgifter kan inkludera att hantera kommunikation mellan verksamheten, dess kunder och dess anställda, till exempel via post, telefon eller e -post;schemaläggningsmöten;ställa in möten;hålla noggrann arkiveringsregister eller utveckla ett arkiveringssystem;hjälpa andra anställda med projekt eller forskning;och göra researrangemang.De flesta professionella administrativa assistenter utför alla dessa uppgifter och mer.

Några ytterligare ansvar kan inkludera anställning och utbildning av nya anställda, hjälpa kunder eller kunder som kommer in på kontoret och underhålla leveranserna av kontoret.Detta kan innebära att man tar lager av leveranser och beställer vad som behövs, samt att hålla noggranna bokföringsregister.En professionell administrativ assistent måste vara bekant med teknisk utrustning på kontoret och kunna utföra mindre reparationer eller bestämma när man ska ringa någon för att reparera en utrustning.

En professionell administrativ assistent behöver förmågan att arbeta självständigt och fatta beslut.Han eller hon kommer att behöva bestämma vilka informationsdelar som måste vidarebefordras till chefen, liksom vad som kan hanteras oberoende.En administrativ assistent som fungerar i en kontorschef roll kommer att behöva se till att kontorspolicyer upprätthålls, vilket kan vara när det gäller frågor som klädkod eller begärs ledighet.Det är också viktigt att vara säker på att kommandokedjan följs, om kontoret är en mer formell miljö.

Vissa professionella administrativa assistenter tränar för att arbeta inom specifika områden, till exempel det juridiska eller medicinska området.Dessa områden kräver i allmänhet ytterligare utbildning för att lära sig den specifika terminologin och metodiken i miljön där de kommer att arbeta.Assistenter inom dessa områden betalas ofta högre lön än i standardkontorsmiljöer.

Det finns många certifikatprogram och enskilda klasser tillgängliga för att utbilda administrativa assistenter.Dessa typer av utbildning och certifieringar kan se utmärkta ut på ett CV och förbättra chansen att anställas.Många administrativa assistenter lär sig dock helt enkelt sina värdefulla färdigheter på jobbet och tjänar höjningar och kampanjer genom år av pålitlig service.