Vad är ett projektförslag?

Projektförslag är dokument som är utformade för att presentera en handlingsplan, beskriva orsakerna till att åtgärden är nödvändig och övertygar läsaren att komma överens med och godkänna genomförandet av de åtgärder som rekommenderas i dokumentets kropp.I många fall utarbetas dokumentet som ett svar på en begäran om förslag (RFP) som utfärdas av en nuvarande eller blivande klient.Ett dokument av denna typ kan emellertid också vara beredd att tjäna ett internt syfte, särskilt när någon inom företaget har en uppfattning om hur man gör företaget mer lönsamt eller effektivt och behöver godkännande och stöd för att genomföra åtgärden.

I alla situationer kommer ett projektförslag att ordnas tydligt så att läsarna kan följa en logisk tankeutveckling till slutsatsen.Många provförslag erbjuder en grundläggande riktlinje som kan hjälpa till och med nybörjare att gå in i svängningen av effektivt förslagsskrivning.Riktlinjerna identifierar vanligtvis fem viktiga komponenter eller delar av alla projektförslag: introduktion, bakgrund, strategi, budgetering eller finansiering och resultat.

Med det inledande avsnittet i ett projektförslag är tanken att berätta för läsarna vad projektet handlar om och varför det är värt att ta sig tid att överväga projektet i första hand.I huvudsak tjänar detta avsnitt till att validera den tid och ansträngning som spenderas för att presentera uppgifterna såväl som den tid som krävs för att läsa och överväga projektets meriter och genomförbarhet.Introduktionen är inte platsen att presentera projektets nötter och bultar, bara för att fastställa dess potential och odla tillräckligt intresse för att uppmuntra läsaren att lära sig mer.

Bakgrunden förklarar de grundläggande punkterna i introduktionen, ofta med hänvisning till specifika skälVarför projektplanen är bra, baserad på historiska data, prognoser av framtida behov och prestanda och de nuvarande omständigheterna i verksamheten.Bakgrunden hjälper till att bygga fallet för hur projektet kan tillgodose de behov som har uppstått på grund av tidigare åtgärder samtidigt som de förutser framtida behov och tillgodoser dem i rätt tid.För det mesta kommer bakgrundsavsnittet fast att konstatera att något måste göras och bana väg för att lära sig hur något kan åstadkommas.

Med strategiavsnittet i projektförslaget är målet att beskriva alla förfaranden som är nödvändiga för att göra projektet framgångsrikt.Ofta hjälper strategin att definiera kort- och långsiktiga mål för projektet, hur man systematiskt ska uppnå varje steg och vilken typ av avkastning som kan förväntas av ansträngningen.Här börjar läsaren få en uppfattning om hur viktigt projektet är och den potential det har att hjälpa företaget att utnyttja tillgängliga resurser bättre samtidigt som de positionerar sig för framtiden.

Budgetavsnittet kommer ner till vad de flesta beslutsfattare måste veta innan de godkänner något projekt: vad är kostnaden för genomförandet av projektförslaget.I det här avsnittet måste detaljerna säkerhetskopieras med fakta och siffror som är väl undersökta och täcker alla tänkbara aspekter av den finansiering som behövs för att lansera och underhålla projektet över tid.Många förslag misslyckas här på grund av brist på detaljer och stödjande bevis för den detalj som ingår.

Slutligen pekar projektförslaget på resultatet av genomförandet av projektet.Detta är det avsnitt där alla fördelar stavas tydligt.Fördelarna kan inkludera sådana artiklar som att minska driftskostnaderna, öka den offentliga profilen för verksamheten, generera mer försäljning eller öka vinsten på grund av effektivare användning av tillgängliga resurser.Liksom med budgetdetaljen är det viktigt att varje nämnda fördel kan stöds av andra data för att allvarligt övervägas.

Att skriva ett förslag är ibland enklare när en formell RFP tillhandahålls.Ofta kommer RFP att lägga fram det grundläggandeFörslagets struktur ger ovärderliga ledtrådar om specifik information som är av intresse för den potentiella klienten och definierar i vilken ordning data presenteras.När en RFP tillhandahålls är det viktigt att följa dokumentets specifikationer till brevet.Annars kommer förslaget att avsättas och en av de andra leverantörerna som följde bestämmelserna kommer att tilldelas verksamheten.