Vad är ett förslag till brev?

Förslag täckningsbrev är professionella brev som överlämnas till potentiella kunder, tillsammans med slutförda affärsförslag.De bästa exemplen på ett förslag omslag är korta, personliga men professionella och hjälper till att uppmuntra en förstärkning av rapporten mellan svaranden och mottagaren.Det finns flera grundläggande element som alltid finns i denna typ av bokstav, liksom några vanliga misstag att undvika.

Ett misstag som många företagare gör är att använda förslagets omslagsbrev som ett sätt att sammanfatta innehållet i förslaget.Eftersom många förslagsmallar innehåller en sammanfattning i slutet av dokumentet är detta inte nödvändigt.I själva verket, inklusive denna typ av detaljer i följebrevet skapar en situation där mottagaren måste läsa samma information upprepade gånger, en faktor som kan ha en negativ inverkan på utvärderingsprocessen.

En av de viktigaste sakerna att tänka på när du utarbetar ett förslag omslagsbrev är att hålla det kort.Ett organ på tre till fyra korta stycken är tillräckliga.Att ställa in denna typ av gräns för dig själv kommer att säkerställa att du håller hela texten på en enda sida och därmed undviker misstaget att skicka vad som motsvarar ett miniförslag tillsammans med huvuddokumentet.

Öppningen av förslaget om förslaget bör vara kort.Använd första stycket för att tacka mottagaren för att du kan delta i budförslagsprocessen.Det är också lämpligt att betala en komplimang till strukturen i begäran om förslag, eller RFP, som du fick att använda som riktlinjer för förslaget och inlämningsprocessen.I allmänhet kan detta åstadkommas i tre till fyra meningar utan att överdriva tacket.

Ditt nästa stycke kan innehålla något som är personligt, men ändå professionellt.Om förslaget lämnas in till en befintlig kund är det lämpligt att nämna hur mycket du har haft att arbeta med klienten.I fall där förslaget kommer till ett företag som du aldrig har gjort affärer tidigare, fokusera din uppmärksamhet på den arbetsrapport som har upprättats via telefonsamtal, e -postmeddelanden och andra kontakter du har haft med din primära kontaktpunktUnder utarbetandet av förslaget.Detta kan hjälpa till att förhindra att brevet är för torrt, samtidigt som det undviker misstaget att bli för personligt.

För att stänga ditt förslag omslagsbrev, ange dina förväntningar på framtiden.Detta kan inkludera det faktum att du ser fram emot att tjäna verksamheten och njuta av en lång arbetsrelation med den nya kunden.Detta stycke bör visa förtroende för kvaliteten på de varor eller tjänster du erbjuder, men inte kasta någon typ av ambitioner på dina konkurrenter.Håll fokus på hur mycket bra du kan göra klienten, inte hur mycket bättre du är än alla andra.

Skriv aldrig ditt förslag till brev förrän själva förslaget är slutfört.Detta beror på att du kan ha en eller två sista minuter av interaktion med mottagaren som kommer att påverka tonen och innehållet i ditt brev.I vilket fall som helst, se alltid till att strukturen i ditt brev överensstämmer med vad du vet om mottagarens företagskultur och välj dina ord i enlighet därmed.Att hålla den faktorn i åtanke är ett subtilt sätt att uttrycka din respekt för hur de gör affärer utan att tyckas vara nedlåtande eller alltför uttrycksfulla med komplimangerna.