Vad är ett förslagsutvärdering?

En förslagsutvärdering är en femstegsprocess som används för att ge en balanserad, opartisk granskning av ett formellt affärsförslag.Denna typ av process finns oftast i avdelningarna för upphandling eller kontraktshantering i stora organisationer eller företag.Det primära syftet med ett förslagsutvärdering är att säkerställa att en rättvis och transparent process används för att välja den vinnande inlämningen.Detta är mycket viktigt eftersom förslag ofta krävs för dyra projekt eller utgifter.

De fem stegen som används i förslagets utvärdering är: bilda ett team för att granska inlagor, säkerställa överensstämmelse med inlämningskraven, granska svar mot detaljer i anbudsdokumentet, tilldela en vikt till varje kategori och göra varje inlämning.Förslaget med den högsta poängen är den framgångsrika budgivaren.När urvalet har gjorts informeras alla företag som lämnade in ett förslag om resultaten.Misslyckade företag har rätt att lämna in en talan om de anser att processen var partisk eller bröt kontraktslagen.

Det första steget i ett förslag till utvärderingsprocessen är att bilda ett internt team som ansvarar för att granska inlagor.Medlemskap i teamet bör baseras på expertis i relevant process, relaterad erfarenhet och en fast förståelse av upphandlingsprocessen.I vissa organisationer är detta team involverat i att skapa begäran om förslag (RFP) eller anbudsdokument som distribueras till potentiella leverantörer.Andra företag kan besluta att att ha två separata team tar bort möjligheten till intressekonflikt och störningar i det slutliga urvalet.

Vanligtvis granskar en upphandlingsoffiser eller RFP -koordinator alla inlagor för att säkerställa fullständig efterlevnad av alla krav.Detta är rent en administrativ kontroll för att säkerställa att alla bud mottogs före tidsfristen, all nödvändig betalning behandlades och att inga sidor eller dokument saknas.När denna check är klar görs kopior av förslagen för varje medlem i utvärderingsteamet.

Teammedlemmarna börjar på det nya skedet i förslagets utvärdering genom att granska varje enskilt svar och jämföra det med RFP- eller specifikationsdokumentet.Syftet med granskningen är att avgöra om förslaget adresserar alla artiklarna i RFP.Objekt som saknas rapporteras ibland till RFP-koordinatoren, som följer upp med företaget för att kontrollera om utelämnandet är ett kontoristiskt fel, men i många fall görs ingen uppföljning.

Beroende på teamets struktur.En vikt tilldelas varje sektion av RFP.Vissa företag fattar dessa beslut som grupp, och andra tillåter varje teammedlem att fatta en oberoende dom.Den totala vikten måste lägga till upp till 100 och kategorierna måste baseras på de faktiska RFP -kraven.Även om vissa företag tilldelar vikten av den faktiska inlämningen, gör många inte, eftersom detta i princip tilldelar pekar för att lämna in ett förslag.

Det sista steget i förslagets utvärdering är att tilldela en poäng.Varje teammedlem fattar ett oberoende beslut och överlämnar sitt resultatkort till RFP -koordinator, som sedan uppgår till svaren och bestämmer det framgångsrika förslaget.Hela processen bör vara transparent och försvarbar i en domstol som opartisk och rättvis.