Vad är en inköpsorderfaktura?
En inköpsorderfaktura är ett dokument som används i affärstransaktioner.Namnet på detta dokument härrör från det faktum att ett inköpsordernummer ingår.Detta nummer kommer sedan att användas under transaktionens varaktighet.Det är möjligt att ha många inköpsorderfakturor mellan en köpare och säljare vid en viss tidpunkt.Ett sådant dokument kan användas för varor eller för tjänster.
För att ett kontrakt ska vara lagligt måste det finnas ett erbjudande och ett godkännande.Utbyte av pengar och varor mellan en köpare och leverantör är ett kontrakt.I en sådan situation kan inköpsorderfakturan ses som ett erbjudande eftersom köparen uttrycker en vilja att köpa ett specifikt belopp av vissa varor till ett visst pris.Leverantören accepterar genom att uppfylla beställningen, utfärda en räkning och få betalning.
En inköpsorderfaktura innehåller i allmänhet många information.Köparen bör tydligt identifieras, inklusive hans kontaktuppgifter.Utöver detta finns det vanligtvis ett utrymme för leveransadressen eftersom företag kan ha mer än en verksamhetsplats.Inköpsordernumret är en mycket viktig information som normalt finns på eller nära toppen av dokumentet.
Den person som gör beställningen ska listas på fakturan.Särskilda villkor som gäller för transaktionen ingår vanligtvis.Beställningen bör beskrivas noggrant inklusive namnen på artiklar eller tjänster, kvantitet, SKU -nummer och priser.Köparen kan också beräkna skatt, frakt och hantering och andra kostnader.
En inköpsorderfaktura kan skydda både köparen och säljaren.På köparens vägnar finns det bevis för att han bad om ett visst antal specifika produkter och förväntade sig att betala ett specifikt pris.Om säljaren tillhandahåller andra produkter eller tjänster eller försöker höja priset kommer köparen att ha ett dokument som registrerar sitt ursprungliga erbjudande.Säljaren är skyddad eftersom köparen utan ett sådant dokument kan begära varor och sedan vägra att acceptera eller betala för dem.
Många inköpsorderfakturor kan existera eftersom en köpare kan göra nya beställningar innan tidigare beställningar fylls.Till exempel, säg att Charlies underhåll får ett kontrakt för att ersätta ett tak.Charlie kan använda en inköpsorderfaktura för att begära leveranser för jobbet.Senare samma dag kunde Charlies underhåll få ett nytt kontrakt för att reparera en brygga.De leveranser som behövs för detta jobb skulle sannolikt placeras på en annan inköpsorderfaktura.
Detta belyser vikten av inköpsordernumret.När de två parterna kommunicerar kommer detta nummer i allmänhet att användas för att eliminera förvirring.Detta inkluderar när frågor görs angående orderstatus, när meddelanden om restorder skickas och när räkningar utfärdas.