Vad är ett inköpsordernummer?

Ett inköpsorder (PO) -nummer är en alfanumerisk kod som tilldelas en viss begäran om att köpa något.Oftast används PO -nummer internt av företag för att spåra sina egna inköp.Vissa företag kommer dock att tilldela koder till all sin försäljning och kommer att ge PO -nummer till sina kunder så att kunderna kan spåra sina beställningar.Dessa koder kan vara i valfritt alfanumeriskt format, och många företag kommer att använda specifika bokstäver eller siffror för att ange vissa saker om beställningen, till exempel vad som säljs, platsen, köparen och datumet.

Användning inom företag

iMånga företag, ett inköpsordernummer tilldelas efter att en anställd eller en avdelning lämnade in en begäran om beställning av vissa varor eller tjänster.Begäran skickas vanligtvis formellt till en inköpsagent med det som kallas en rekvisitionsformulär.Om begäran godkänns skapas en inköpsorder och tilldelas ett inköpsordernummer.Vid den tidpunkten placeras beställningen hos ett annat företag, som ofta registrerar köpare PO -nummer för att inkluderas på orderdetaljen.

När säljaren förbereder en frakt- eller förpackningslista för att gå med kundens beställning, ingår PO -numret vanligtvis i detalj.Detta gör det möjligt för köpare som tar emot agent att verifiera mängden och typen av levererade varor och bekräfta att leveransen är förknippad med en korrekt auktoriserad beställning.Inköpsordernumret visas också på fakturan och alla andra pappersarbete som leverantören ger till kunden.Ur detta perspektiv påskyndar PO -numret schemaläggningen av betalningen till leverantören, och det gör att varorna kan dirigeras till rätt avdelning.

PO -numret gör det också möjligt för företaget att tillämpa kostnaden för avdelningsbudgeten som beställde.Det ger också den betalningsavdelning som verifieras att utgifterna är legitim.Betalning kan sedan överlämnas till leverantören.

Format

Den exakta konstruktionen och längden på ett inköpsordernummer kommer att variera från ett företag till ett annat.Många företag som verkar på flera webbplatser kommer att använda de första tecken i koden för att identifiera den plats som placerade beställningen, till exempel CHI för att representera en anläggning i Chicago.De nästa få karaktärerna kan identifiera den specifika avdelningen som gjorde beställningen, till exempel RD för att representera forsknings- och utvecklingsavdelningen.Således kan PO -numret för en beställning av en Companys forsknings- och utvecklingsavdelning i Chicago börja med Chird, följt av andra alfanumeriska tecken som ger mer information om beställningen.

Företag strukturerar vanligtvis sina PO -nummer på vilket sätt som fungerar bäst medderas interna spårningssystem.Vissa använder sig också av streck eller utrymmen, vilket kan hjälpa när endast vissa tecken inom ett PO -nummer måste läsas för ett specifikt syfte.Som svar på det stora utbudet av längder och format som kan användas konfigurerar många leverantörer fälten i deras orderspårningsdatabaser för att möjliggöra ett antal tecken mdash;till och med 30 eller mer mdash;att användas i ett inköpsordernummer.