Vad är en begäran om information?

Begäran om information, eller RFI, är en vanlig affärsstrategi som är utformad för att låta potentiella kunder samla in data om de tjänster och support som erbjuds av olika potentiella leverantörer.Det exakta formatet för dokumentet kommer att variera, baserat på typen och djupet på information som klienten vill få.Ofta är en begäran om information ett enkelt fråga och svarsdokument som kräver mycket enkla svar, vilket gör att klienten kan lämna in begäran till flera leverantörer och enkelt jämföra svaren.

Medan begäran om information delar vissa egenskaper med begäran om förslag eller RFP, tenderar kunder att använda RFI som ett sätt att samla in grundläggande data för att förbereda vilka leverantörer som kommer att väljas för att få en inbjudan att lämna in ett formellt förslag.Den typiska RFI ger inte mycket i vägen för bakgrunden till klienten och tenderar att fokusera mer på allmän affärsmetoder, utbudet av varor och tjänster som finns tillgängliga från leverantören och ibland den publicerade prissättningen.Däremot kommer RFP vanligtvis att gå utöver denna grundläggande information, tillhandahålla ytterligare data om klienten, begära prissättning baserad på volymanvändning och bjuda in leverantörerna att svara med lösningar på klientens specifika behov.

Ur detta perspektiv kan begäran om information ses som ett sätt att samla in information som sedan utvärderas och utnyttjas för att bestämma nästa steg i processen.Om idén är att så småningom söka leverantörer för inrättandet av ett långsiktigt avtalsarrangemang, kan klienten skicka RFI till flera företag som erbjuder de önskade produkterna.När alla svar har mottagits jämför klienten sedan fördelarna med varje svar och så småningom minskar listan över RFP -kandidater till några få.Vid den tidpunkten uppmanas leverantörer som framgångsrikt passerade genom detta preliminära skede att lämna in ett förslag, vanligtvis med hjälp av en begäran och ett specifikt format som tillhandahålls av den potentiella klienten.

En begäran om information kan också användas som en grundläggande affärsprocess för att utvärdera potentiella leverantörer där inget långsiktigt avtalsavtal är praktiskt.I det här scenariot tjänar RFI syftet med att identifiera leverantörer som erbjuder den mest konkurrenskraftiga standardpriserna för varor och tjänster som klienten kan behöva då och då.Till exempel kan ett lokalt företag skicka ut en RFI till alla lokala kontorsförsörjningsbutiker som ett sätt att ta reda på vilken som har det lägsta priset på allmänna kontorsmaterial, vilka som erbjuder volymrabatter om en beställning är över ett visst belopp, ochsom levererar beställningar med eller utan leveransavgift.Uppgifterna hålls i filen, vilket gör att det småföretaget kan fatta beslut om var man ska köpa kontorsmaterial när behovet uppstår.