Vad är en begäran om förslag (RFP)?

Vanligtvis kallas en RFP, begäran om förslag är ett dokument som används av många organisationer för att få erbjudanden om tjänster eller varor från potentiella leverantörer.Den exakta strukturen för en RFP kommer att variera från en situation till en annan.Detta innebär att formeln för hur man skriver en begäran om förslag kommer att bero mycket på kulturen i enheten som utfärdar begäran och vad de hoppas lära sig av svaren.Här är några exempel på element som finns i många förfrågningar om förslag oavsett den inblandade branschen eller organisationen.

Liksom med många affärsskrivningsinsatser kommer en korrekt begäran om förslag att börja med att ange syftet med dokumentet.Detta kan vanligtvis sammanfattas i några få meningar och gör det möjligt för de sökande eller parter som bjudits in att lämna in ett formellt förslag att veta exakt vad den utfärdande enheten letar efter i vägen för tjänster eller varor.Till och med de mest avslappnade formaten för en RFP kommer att innehålla information av denna art.

Tillsammans med att ange syftet eller skälet till RFP är det inte ovanligt att viss allmän information om enheten ska inkluderas.Informationen ger vanligtvis begränsade detaljer om företagets storlek, antalet platser som för närvarande upprätthålls och alla omedelbara planer för expansion som kan påverka sökandens svar.Vanligtvis är detaljerna inte avsedda att vara omfattande.Det räcker emellertid vanligtvis för att tillåta sökande att bedriva forskning på egen hand för att utöka sin förståelse för behoven hos den part som utfärdar förslagets begäran.

I struktur kan en begäran om förslag vara mycket bred eller mycket detaljerad.Vissa förfrågningar är inte längre än en sida och innehåller endast allmänna riktlinjer för inlämning, till exempel några specifika områden att ta itu med, hur man lämnar in det färdiga förslaget och det datum då alla förslag förfaller.Andra RFP: er ger specifika avsnitt och ett format som måste följas utan misslyckande.

Det finns fördelar med båda dessa tillvägagångssätt för att formatera begäran om förslag.Det breda formatet säkerställer att nödvändig information kommer att ingå i svarets kropp, men gör det möjligt för enheten att få en uppfattning om hur varje sökande presenterar sig när de är tillåtna en hel del spel i svaret.Däremot berättar ett mycket strukturerat format den sökande exakt hur man ska organisera data på ett sätt som säkert kommer att ha betydelse för den utfärdande enheten.Samtidigt gör den omfattande strukturen det möjligt att bokstavligen jämföra svaren från flera respondenter sida vid sida och gå ner i listan över avsnitt en efter en.

Beroende på typ av tjänst eller varor som är inblandade kan begäran om förslag innehålla exempel på scenarier som illustrerar vad upphovsmannen till begäran behöver från en leverantör i både rutin- och nödsituationer.Till exempel, om RFP är för telekonferenstjänster, kan upphovsmannen veta om leverantören kan garantera tillgängligheten för ett visst antal hamnar eller linjer även under högsta affärsperioder.Leverantören kan också ta itu med specifika frågor som implementering av ett supportnätverk för användning vid en företags breda nödsituation, eller om leverantören kan hantera schemaläggning och genomföra konferenssamtal utan lite till inget förhandsmeddelande.

Företag eller andra organisationer som behöver utfärda en RFP men som inte är säkra på hur man ska strukturera dokumentet till bästa fördel kan ofta påbörja processen genom att använda en av de många gratis begäran om förslagsmallalternativ som finns online.Dessa mallar kan modifieras efter behov.I vissa fall kommer mallarna att komma med minst en begäran om förslagsexempel, som kommer att fungera som en guide för individen eller teamet som ansvarar för att förbereda RFP.