Vad är ett anbudsförslag?

Begreppet anbudsförslag används i upphandlingsfältet för att beskriva svaret från potentiella leverantörer på en begäran om förslag (RFP).Det finns tre aspekter på varje anbudsförslag: företagsöversikt, svar på specifikationer och prissättning.Anbudsförslag är juridiskt bindande svar i en upphandlingsprocess.Det finns en hel del affärslagar kring kontrakt, RFP: er, anbudsförslag och acceptansvillkor.Ta dig tid att se till att ditt svar är korrekt och presenterar en lösning som kan slutföras lönsam.

Formatet för ett anbudsförslag varierar mycket efter industrin, men alla har samma grundläggande krav.Den viktigaste delen av alla anbudssvar är tidsfristerna.Alla RFP: er har ett förfallodatum och tid som tydligt anges i dokumentet.Eventuella svar som mottagits efter detta datum kan inte accepteras eller inkluderas i granskningsprocessen.Kontraktsrätten är mycket tydlig i denna fråga, och många företag har tagits till domstol för att tilldela kontrakt till företag som lämnade in sitt anbudsförslag efter tidsfristen.Domarna beslutar alltid till förmån för käranden som lämnade in det anbudsförslaget i tid och kan bevilja skadestånd utöver juridiska kostnader.

Det första avsnittet i varje anbudsförslag är en översikt över företaget som svarar på RFP.Vanligtvis bör företaget inkludera bakgrund i branschen, belysa framgångsrika projekt av liknande storlek eller större, för att indikera en förmåga att uppfylla företagets krav.Om företaget är noterat på aktiemarknaden bör detta inkluderas i bakgrundsavsnittet, tillsammans med länkar till pressmeddelanden, företagets webbplats och en lista över verkställande direktörer.

Svarsavsnittet kommer att få mest uppmärksamhet från klienten.Som ett resultat bör det fokuseras på att uppfylla kraven för punkt.Många företag använder strukturen för RFP för att formatera sitt svar, vilket korrelerar varje avsnitt för att underlätta jämförelsen för klienten.Ytterligare stöddokumentation som krävs i svaret bör listas som bilaga -dokument och korrekt indexeras.Många företag inkluderar presentationen av svaret som en markant artikel i utvärderingsmatrisen, vilket gör ansträngningen väl värt det för det svarande företaget.

Prissättning är vanligtvis ett separat avsnitt av anbudsförslaget.Om det finns flera prissättningsalternativ bör svaret tydligt ange det primära värdet, tillsammans med prissättningen för de olika alternativa lösningarna.Många inköpsavtal inkluderar en återkommande avgift, till exempel licensiering eller årligt underhåll.Detta värde bör tillhandahållas i detta avsnitt, med en tydlig indikation på längdens längd.

Varje begränsning kring godkännande av anbudsförslaget måste inkluderas i svaret.Detta inkluderar tidslinjer för att acceptera erbjudandet, schemaläggning för början av arbetet, flexibilitet i resurser och andra frågor.Betalningsvillkor anges vanligtvis också i svaret så att förhandlingsprocessen kan påbörjas.