Vad är en resepolicy?

En resepolicy är den organiserade samlingen av regler och förordningar som en anställd kommer att observera när han deltar i någon typ av resor för hans eller hennes arbetsgivare.En Sound Company resepolicy kommer att ge instruktioner om vilken typ av utgifter som kommer att absorberas av verksamheten och vilka utgifter som är anställdas ansvar.Vanligtvis är gränserna fastställda på vissa linjeposter i affärsresepolicyn, till exempel det totala bidraget för måltider per dag, kostnader för hotellboende, hyrbil och flygbiljett och till och med på hur mycket pengar som kan spendera på underhållande kunder.En sund policy ger de resurser som behövs för att utföra uppgiften, men håller fortfarande kostnaderna för affärsresan inom anledning.

I många fall definieras företagets resepolicy skriftligen och presenteras för en anställd innan han eller henne åker på affärsresa.Tanken är att se till att den anställde förstår vilken typ av utgifter företaget är villigt att anta och vilka som inte är tillåtna.Detta är faktiskt en hjälp för den resande anställda, eftersom han eller hon kommer att veta om företaget kommer att betala för en måltid som beställs från rumsservice, eller kommer att täcka kostnaderna för att flyga i förstklassig snarare än i affärs- eller busstatus.Vid den tidpunkten kan den anställda avgöra om de ska gå med de bekvämligheter som företaget är villigt att skriva ut eller uppgradera och betala skillnaden ur sin egen ficka.

Ett företags resepolicy kan inkludera nödvändigheten av att använda specifika leverantörer som en del av reseplanerna.Till exempel kan ett företag ha en rabattplan med en given hyrbilsleverantör, ett specifikt flygbolag eller till och med en viss hotellkedja.När detta är fallet kan den anställda vara skyldig att använda dessa rabatter när och som möjligt.Att välja att inte använda rabattprogrammen kan innebära att arbetsgivaren endast täcker en del av affärskostnaderna.Om arbetstagaren till exempel beslutar att bo på ett hotell som inte har en rabattarrangemang med arbetsgivaren när hotellet tvärs över gatan har den typen av arrangemang på plats, kan arbetsgivaren bara betala en fast procentandel av hotellräkningen,snarare än att täcka hela kostnaden.

I allt högre grad använder företag företagens kreditkort som utfärdas till anställda som reser regelbundet.När detta är fallet kommer resepolicyn att innehålla en tvättlista över vilken typ av utgifter som kan debiteras på kortet och vilka utgifter som måste hanteras ur fickan och lämnas in på en kostnadsrapport senare.Detta tillvägagångssätt kan ofta gynna båda parter, eftersom anställda kan använda företagskortet för stora utgifter snarare än att använda kontanter eller deras personliga kreditkort och vänta på en återbetalning.Samtidigt drar företaget nytta av det faktum att vissa anställda kommer att fokusera mer på att använda korten för tillåtna utgifter och avstå från att utföra kostnader som måste betalas ur fickan.