Vad är ett administrativt värde?
administrativt värde är bedömningen av vikten av en affärsrekord för dagliga verksamheter. Uppgifter som anses ha administrativt värde förvaras eller används regelbundet för att bedriva företag. Denna kategorisering av affärsregister driver ett företags lagringspolicy för dokument och kan ha juridiska konsekvenser under olika omständigheter, till exempel som svar på en upptäcktsbegäran under rättstvister eller enligt en skatterevision.
Business Records är livsnerven i verksamheten. Paper Trail of Transactions är hur ett företag uppfyller sina myndigheter för att bevisa att lagen uppfyller lagen. Företag är skyldiga att dokumentera försäljning för att underbygga betalning av inkomstskatter samt register över anställdas status för att bevisa arbetsberättigande och för att underbygga arbetade timmar. Politik och förfaranden är vanligtvis engagerade i papper, som skapar en historisk register över förändringen i policyer över tid.
dessa krav, tillsammans med interna behov och industriStandarder, betyder att varje post som ett företag producerar måste bedömas för sitt administrativa värde. Ett företag avgör om posten är något som måste eller bör hållas under en viss tid, eller om det kan förstöras utan konsekvenser. Större företag kommer vanligtvis att upprätta en lagstiftning om lagring av dokument som hjälper anställda att bestämma värdet på dokument så att de typer av affärsregister som behålls är enhetliga i hela företaget.
Mindre företag utformar sällan en formell lagstiftningspolicy, men fastställandet av administrativt värde är inte mindre viktigt i en liten fast miljö. Otillräcklig journalföring kan sätta alla företag i verksamhet. Till exempel ger ett företag som ingår kontrakt för tjänster vanligtvis klienten rätten att granska sina register över kontoaktivitet. Om korrekta administrativa poster inte hålls, klientenkan stämma för en avkastning av betalningar. I en detaljhandelsmiljö kan det framgångsrika försvaret av en stämningsansökan bero på de skriftliga policyerna och förfarandena som anställda fick som en del av sin första jobbutbildning.
administrativt värde spelar också en roll i ett offentligt sammanhang för övervakning och historiska ändamål. Allmänheten har vanligtvis ett intresse för den dagliga verksamheten för regeringstjänstemän och kontor, och vissa länder har lagar som ger allmänheten rätt att få tillgång till regeringsregister, till exempel lagen om frihetsinformation i USA. En bedömning av administrativt värde avgör ofta vilka poster som måste hållas och vad som kan strimlas när man följer lagen. Utan denna betoning på värdet av vissa affärsdokument skulle mycket av transaktionshistorien för företag, byråer och organisationer gå förlorade.