Vad är en automatiserad sekreterare?

En automatiserad sekreterare är en enhet som rutter ringer på ett kontor.Dessa enheter används ofta av småföretag som ett sätt att tillhandahålla ett grundfilter mellan kontoret och oönskade telefonsamtal, till exempel telemarketrar eller fel nummer.Större företag kommer ofta att ha en verklig sekreterare för att utföra denna funktion, vilket gör den automatiserade sekreteraren överflödiga.Denna term används ofta synonymt med virtuell sekreterare, men de två är faktiskt mycket olika.En virtuell sekreterare är en verklig person, bara inte en som finns inom verksamheten själv.

I de flesta fall är en automatiserad sekreterare en liten låda som ansluts till telefonlinjen mellan telefonen och väggen.När ett känt och godkänt nummer ringer linjen kommer sekreteraren att låta samtalet gå direkt till telefonen.Om ett obegränsat, okänt eller begränsat nummersamtal kommer den automatiska sekreteraren att fånga det.

Generellt innebär en avlyssning av denna typ att ett automatiserat system svarar på samtalet och begär grundläggande information från den som ringer.Efter att ha fått svar på sina frågor kommer enheten att ringa den anslutna telefonen och vidarebefordra informationen till mottagaren mdash;som sedan har möjlighet att ta samtalet.Om numret är känt som dåligt, eller mottagaren förnekar samtalet, kommer samtalet istället att dirigeras till röstmeddelanden eller helt enkelt kopplas bort.

Ett vanligt misstag är att anta att en virtuell och en automatiserad sekreterare är samma sak.En virtuell sekreterare är en oberoende entreprenör som fungerar som sekreterare från en avlägsen plats.Vanligtvis kommer dessa arbetare att ha ett hemmakontor och utföra gemensamt sekretariatsarbete, ofta för flera olika företag.Vanliga uppgifter inkluderar att svara på telefonen, transkribera inspelade brev eller tal och göra researrangemang.

Även om de två typerna av sekreterare är mycket olika har de en liknande övergripande metod.Genom att ta bort både utrymme och kostnad för en traditionell sekreterare kan ett företag köra med en mycket lägre omkostnader.Detta gör att ett företag kan fungera på en nivå där det kan ha gått i konkurs under det traditionella systemet.Dessutom, med hjälp av de automatiserade telefonfunktionerna för en virtuell sekreterare, kommer ofta att göra det möjligt för ett företag att vara större och bättre organiserad.

I fallet med den virtuella sekreteraren ger outsourcing av arbetet ytterligare fördelar.En enda arbetare kan arbeta för ett antal företag samtidigt, snarare än att tvingas till ett enda deltidsjobb.Dessutom tillåter att arbeta hemifrån personer med små barn, funktionsnedsättningar eller oförutsägbara scheman för att fortsätta arbeta i arbetskraften.