Vad är ett elektroniskt kontor?

Även känd som ett E-kontor är ett elektroniskt kontor en term som hänvisar till alla kontorsmiljöer som använder sig av datateknik för att fungera. Termen myntades först under mitten av 1900-talet och började komma i vanligt bruk under decenniet av 1980-talet eftersom fler kontorsmiljöer utdelades med manuella metoder och började förlita sig mer på en kombination av skrivbordsdatorer, stordatorer och servrar för att hantera ett antal jobbrelaterade uppgifter. Idag liknar ett elektroniskt kontor oftare med det virtuella kontoret, som involverar användning av trådlös teknik för att låta människor arbeta från praktiskt taget var som helst med rätt typ av bärbar dator eller anteckningsbok och en pålitlig trådlös anslutning.

En av de främsta fördelarna med ett elektroniskt kontor är förmågan att förlita sig mindre på papperskopieringsdokument för att hantera olika affärsuppgifter. Till exempel skulle en bokförings- eller faktureringspersonal kunna minska användningen av traditionellt hårt avsevärtKopiera redovisningsböcker genom att använda bokföringsprogramvara för att fakturera beställningar, skapa fakturor och till och med för att publicera betalningar som mottagits på utestående fakturor. På samma sätt kan en säljare dra nytta av användningen av ett elektroniskt kontor genom att använda en försäljningsdatabas snarare än att underhålla pappersfiler för varje prospekt och kund. Till och med många kontoristiska uppgifter som att skriva brev eller förbereda presentationer kan nu göras elektroniskt, vilket ytterligare minskar pappersförbrukningen samtidigt som det gör det lättare att hålla data organiserade och enkla att hämta.

Tillsammans med att minska konsumtionen av papper som är förknippade med att utföra olika uppgifter ger en elektronisk kontorsmiljö också en högre säkerhetsnivå. Användare kan lösenord skydda olika dokument, begränsa åtkomst till databaser med lösenord och till och med låsa åtkomst till filer placerade i någon fjärrdatalagringslösning genom att kryptera åtkomsten i vissa Manner. Även om det inte är idiotsäkert, betraktas denna säkerhetsnivå vanligtvis en förbättring jämfört med användningen av låsta arkivskåp, kassaskåp och valv som vanligtvis användes före skrivbordsdatorns tillkomst.

Medan det elektroniska kontoret inte har eliminerat användningen av papper i en affärsmiljö, minskar ansvarsfull användning av program och företagsnätverk kraftigt behovet av att upprätthålla papperskopieringsdokument. Eftersom dokumenten kan skrivas ut när och vid behov är det utrymme som krävs för att inrätta ett elektroniskt kontor betydligt mindre, en fördel som är särskilt viktig när utrymmet är till en premie. I vissa branscher har användning av det virtuella kontoret gjort det möjligt att låta anställda arbeta på distans snarare än på en central plats, en fördel som kan minska driftskostnaderna kraftigt.