Vad är en undantagsrapport?

En undantagsrapport är en typ av sammanfattande rapport som identifierar alla händelser som ligger utanför ramen för vad som anses vara ett normalt intervall.Rapporter av denna typ används i ett antal inställningar, inklusive processen för inventeringsavstämning, utredning av projektledning och till och med anställdas bedömningar.Målet med rapporten är att identifiera alla faktorer som inte anses vara inom acceptabla parametrar, vilket gör det möjligt att vidta åtgärder som hjälper till att minimera eller eliminera undantag och öka den totala effektiviteten.

Eftersom det hänför sig till inventeringsavstämning är undantagsrapporten ofta avgörande för uppgiften att identifiera skillnader mellan en fysisk inventering och inventeringen som presenteras i lagerdatabaser.Med tiden kan fel krypa in i nästan alla typer av lager, vilket gör det nödvändigt att göra justeringar som återspeglar den faktiska mängden varor till hands.Att göra det gör det inte bara enklare att justera beställningen av nya artiklar så att en tillräcklig mängd leveranser hålls till hands, utan gör det också möjligt att hålla lagret korrekt för bedömningen av skatter.

Till exempel, många tillverkningsanläggningar upprätthållerDet som kallas en företagsbutik som ansvarar för att utfärda delar och andra komponenter som är nödvändiga för att driften av maskinerna på anläggningsgolvet.Chefer i den butiken utför vanligtvis det som kallas ett cykelantal och fysiskt inventerar allt från den minsta skruven till de högkostnadsmotorkomponenter som används för att underhålla och reparera produktionsutrustningen.När det konstateras att antalet enheter som visas i inventeringsdatabasen inte stämmer överens med detta fysiska räkning, görs en post i en undantagsrapport.Detta gör det möjligt att gå tillbaka och avgöra om en mottagen sändning av den delen inte lades till databasen, eller om vissa utbetalningar från den fysiska inventeringen inte registrerades korrekt.I vissa fall kan undantagsrapporten också belysa pilfering av leveranser, vilket uppmanar ökade säkerhetsåtgärder som hjälper till att minimera förlusten för företaget.

Tillsammans med att hjälpa till att förena olika typer av varulager kan en undantagsrapport också vara till hjälp i projektledningen.I det här scenariot belyser rapporten i väntan på uppgifter som fortfarande är enastående, även om det beräknade slutdatumet för den uppgiften har gått.Genom att notera undantaget är det möjligt att förnya schemat för uppgifter för att projektet ska kompensera för avvikelsen och få projektet tillbaka på rätt spår.

Även inom området med anställdas bedömningar kan en undantagsrapport vara till hjälp.Här är tanken att identifiera eventuella händelser relaterade till den anställda som faller utanför omfattningen av de grundläggande förväntningarna som är förknippade med jobbpositionen.Undantagen kan relatera till prestationsfel eller prestanda som går utöver den vanliga jobbpositionen.Till exempel kan detaljerna i undantagsrapporten indikera att den anställda behöver vidareutbildning inom vissa områden, eller identifiera situationer där den anställde kunde ta på sig extra uppgifter medan en kollega var sjuk, vilket effektivt hjälpte till att fortsätta med lite tillIngen förändring i produktiviteten.Beroende på arten av de frågor som dokumenterats i undantagsrapporten kan den anställda rekommenderas för avhjälpande utbildning eller presenteras med ett beröm för att tillhandahålla ytterligare tjänster till en arbetsgivare medan han fortfarande hanterar sina tilldelade uppgifter effektivt.