Vad är affärsupphandling?

Termen affärsupphandling används för att beskriva aktiviteterna relaterade till inköp av varor och tjänster för en affärsenhet.Upphandling eller inköp är en viktig administrativ funktion som använder användning av kostnadsminskning och långsiktiga strategiska planeringstekniker för att hantera utgående kostnader.Fältet för affärsupphandling har tre primära fokusområden: anbud, leverantörshantering och strategiska inköp.

Människor som arbetar inom affärsupphandling kallas upphandlingspersonal.Det finns tre huvudsakliga jobbtitlar i upphandling: köpare, upphandlingschef och upphandlingschef.En köpare ansvarar för att hantera köp av varor från utvalda leverantörer.Upphandlingsombudet hanterar anbuds- och leverantörens urvalsprocess.Upphandlingschefens huvudansvar är den övergripande driften av avdelningen och förhandlingar med leverantörer av stora dollarvärdes.

Anbud är processen att bjuda in potentiella leverantörer att granska ett detaljerat kravdokument och att lämna in sitt bud på verksamheten.Kravens dokument innehåller det totala dollarvärdet och längden på kontraktet, typen av produkt eller tjänst som krävs, kvalitetskrav och kontraktsvillkor.En betydande mängd civila stämningar är baserade på brister eller upplevd partiskhet i anbudsprocessen.Att följa lämplig affärsprocess och säkerställa ett rättvist och transparent anbud är mycket viktigt.

Det finns tre termer som vanligtvis används i affärsupphandling: begäran om förslag (RFP), begäran om information (RFI) och begäran om offert (RFQ).Den typ av svar som krävs anges i dokumentets kropp, tillsammans med datum och kontaktinformation.Alla tre termerna används för att beskriva en process när leverantörer antingen uppmanas att svara eller kraven publiceras på en offentlig webbplats eller upphandlingsverktyg, vilket gör att ett brett utbud av leverantörer kan svara.Datum är mycket viktiga i denna process, och att ignorera tidsfrister eller sakna dem kommer att utesluta svaret från övervägande.Se till att få ett kvitto med tids- och datumstämpel som indikerar när dokumenten mottogs av inköpsavdelningen för att undvika uteslutning.

Försäljarhantering inkluderar att säkerställa kontraktsöverensstämmelse, fungera som den primära kontakten för frågor relaterade till service och tvistlösning,såväl som att hantera eventuella betalningar eller klausuler som förhandlas in i kontraktet.Även om mycket ansträngning är inriktad på initialt anbud och skrivning av kontraktet, är leverantörshantering den enda metoden för att säkerställa att företaget faktiskt får de förväntade besparingarna.Effektiv förvaltning resulterar i lägre driftskostnader, effektiva tjänster och en starkare förhandlingsposition under nästa förhandlingsrunda.

Strategisk inköp är processen för planerat inköp.I en typisk organisation skickar varje avdelning från sina planerade inköp för året till budgeten eller upphandlingsavdelningen.Personal letar efter gemensamheter eller möjligheter att samla relaterade produkter tillsammans.Dessa mindre inköp kan sedan läggas ut för anbud, vilket ger flera leverantörer möjlighet att tillhandahålla dessa varor och tjänster.Sammantaget resulterar denna process i lägre inköpskostnader för organisationen.