Vad är dokumentmontering?

Dokumentmontering är processen att skapa elektroniska dokument genom att använda segment av tidigare existerande dokument för att sammanställa eller montera ett nytt dokument.Denna process kan hanteras manuellt eller använda olika typer av programvara för att automatiskt kombinera mallar med datakällor som medel för att montera det nya dokumentet.Denna process kan framgångsrikt användas med allt från skapandet av ett nytt kontrakt till att förbereda brev för en ny försäljningskampanj.

Den faktiska processen för dokumentmontering involverar användning av ordbehandlingsprogramvara som det grundläggande verktyget för att skapa det nya dokumentet.I sitt enklaste tillvägagångssätt innebär detta att använda ett tomt dokument som utgångspunkt för projektet.Kompilatorn öppnar sedan andra ordbehandlingsdokument som redan finns i lagring, lokalisering av avsnitt eller segment som är relevanta för syftet med det nya dokumentet.Verktyg som ingår i mjukvaruprodukten gör sedan kompilatorn att kopiera önskad text från de äldre dokumenten och klistra in samma text till det nya dokumentet.Kompilatorn kan också lägga till ny text för att hjälpa till att binda alla klistrade segment i ett sammanhängande och logiskt informationsflöde, justera teckensnittsstorlekar, färger och typer som passar syftet med det nya dokumentet, sedan spara och lagra dokumentet tills det behövsför distribution.

Medan processen med dokumentmontering kan hanteras manuellt är det också möjligt att använda avancerade programalternativ för att automatiskt hämta data i lagring och importera den till det nya dokumentet.Till exempel, om ett säljteam ville förbereda brev som tillkännagav lanseringen av en ny produkt till sin befintliga kundbas, kunde kroppen på den nya brevmallen monteras genom att importera text från en försäljningsbroschyr.Ett annat dokument kan tillhandahålla den elektroniska kopian av företaget Masthead.För att avsluta projektet åtkomst till dokumentmonteringsprogramvaran sedan försäljningsdatabasen och importerar kundnamn och adresser till rätt fält på den nya bokstavsmallen.Vid den tidpunkten kan bokstäverna skrivas ut eller skickas som e -postmeddelanden till alla kunder.

En av fördelarna med dokumentmontering är att tillvägagångssättet kan spara mycket tid.Till exempel kan förbereda ett stort antal försäljningsbrev för distribution ta timmar eller till och med dagar, beroende på mängden brev som måste tas upp och tryckas.Med hjälp av programvara för att hantera monteringsprocessen kan det som annars vara ett projekt hela dagen slutföras på två timmar eller mindre.Ur detta perspektiv hjälper dokumentmontering att öka produktiviteten, vilket i slutändan gör att verksamheten kan vara mer lönsam.