Vad är dokumentautomation?

Dokumentautomation är processen genom vilken datordokument skapas på ett halvautomatiskt sätt.Denna typ av programvara används allmänt av företag, juridiska personer och alla som producerar ett brett utbud av dokument.Ett dokument skapas vanligtvis genom att använda en mall med frågor och områden som enkelt kan bytas och ändras.Även om det är bra för vissa applikationer, kommer andra att hitta dokumentautomation är inte så användbart i dokumentproduktionen.

Dokumentautomation börjar med en mall.Till exempel, om ett juridiskt företag är avtalat för att skriva upp en hyresavtal, används en leasingdokumentmall.Den här mallen har all nödvändig text för att göra den officiell, tillsammans med områden där företaget kan göra snabba ändringar för att anpassa mallen för klienternas specifika behov.

Ett sätt dessa ändringar görs i dokumentautomation sker genom frågor.Dessa frågor riktas mot formen eller mallen och görs så att formuläret omedelbart ändras för klientens behov.En fråga i ett lånedokument kan till exempel vara om lånet är att pågå i 10, 20 eller 30 år.Alla områden där denna information är tillämplig kommer att ändras för att samordna med svaret.

Det finns också områden där författaren snabbt kan ändra text.Detta används oftast för att fylla i klientens namn och kontaktinformation.Rullgardinsmenyer som visar exempel på lagerskrivning kan också användas.Grafik kan också kunna manipuleras, särskilt om dokumentautomationsprogrammet är tillverkat för företag, eftersom ett företag troligen vill lägga till sin logotyp i dokumentet.Genom att ha ett område där grafik kan läggas till och ändras kan verksamheten lägga till en logotyp med bara några klick.

Dokumentautomation görs i allmänhet antingen som ett fristående program eller ett tillägg.Detta gör att användaren kan hålla fast vid sitt favoritprogram och bara använda automatiseringsfunktionerna för dokumentmontering, eller använda ett helt annat program som kan ha andra program brist.I båda fallen måste användarens dator kunna hantera programmets minne och bearbetningsbehov om monteringsprogramvaran ska fungera korrekt.

De flesta företag kommer att hitta dokumentmonteringsprogramvara för att vara användbara, men det finns några som inte kommer att göra det.Om ett företag är dedikerat till att handskriva varje dokument och göra var och en annorlunda, kommer inte automatisering av processen att vara användbar.Om huvuddelen av dokument som gjorts inte kan tillämpas på ett formulär eftersom var och en är väsentlig annorlunda, är DOCKUMENT Automation inte heller användbar.