Vad är dokumenthantering?

Företag och andra organisationer, såväl som individer som hanterar mycket information, behöver dokumenthanteringssystem för att arkivera, säkra, hämta och dela den informationen.Dokumenthantering är ett organiserat system som metodiskt bearbetar, lagrar och återställer dokument och uppgifterna inom dem.För papperskopia eller pappersdokument kan processen helt enkelt kallas ett arkiveringssystem.

Dokumenthantering är en mer modern version som vanligtvis involverar elektronisk produktion, lagring och hämtning av dokument och andra filer, vilket ger säker åtkomst till dem som har godkännande.Bortsett från typiska dokument, som textfiler eller skannade kopior av pappersdokument, kan dokumenthantering också innehålla ljud- och videofiler, e -postmeddelanden, fax, rapporter, foton, teckensnitt, grafik och andra bilder.

Programvara för dokumenthantering skapades i försöket att introducera papperslösa kontor.Efter insikten att denna affärsmodell var omöjlig att göra perfekt började nyare modeller integrera både papper och elektronisk dokumenthantering.Eftersom organisationer presenterar olika behov är dokumenthanteringssystem utformade specifikt för att hantera särskilda aspekter av sortering och hantering av information.

Ett exempel är bankbranschen.Idag, istället för att skicka avbrutna checkar tillsammans med kontoutdrag, gör banker miniatyr digitala kopior av checkar och skriver ut dem efter behov.Banken håller också en kopia för sina poster.De faktiska kontrollerna kan förstöras eller förvaras på en säker plats för säkerhetskopiering vid datorfel eller skadade data.

Ett annat bra exempel är reklambyråer.I stället för att använda premiumutrymme för att hålla fast vid storyboards och presentationsmaterial kan dessa objekt förvandlas till digitala data.En hel reklamkampanj kan omvandlas till några filer eller mappar lagrade på datorn, som senare kan nås, distribueras eller skrivas ut efter behov.

Dokumenthantering kan effektivt effektivisera alla kontorsmiljöer.Genom att klassificera och bekvämt lagra information och göra den lättillgänglig hjälper denna process anställda att arbeta mer effektivt.Dokumenthantering sparar inte bara utrymme och tid utan också pengar.Eftersom det är så mycket effektivare än typiska arkiveringssystem kan det också minska stressen på arbetsplatsen.