Vad är dokumenttranskription?

Dokumenttranskription konverterar pappersdokument till ett redigerbart digitalt format.Detta kan göras för läsbarhet, konvertering till digitala filer eller olika andra skäl.Företag är tillgängliga för att utföra denna uppgift mot en avgift, eller företag kan hantera sina transkriptionsbehov internt.För vissa typer av dokument kan särskild hantering krävas i konverteringsprocessen på grund av en dokuments känslig karaktär eller ålder.I dessa situationer kan det vara nödvändigt att använda en specialtjänst.

Denna process kan göras på flera sätt.Vissa företag skannar dokument och använder ett program för att konvertera den tryckta informationen till en redigerbar digital form.En tekniker granskar maskintranskriptionen för att korrigera eventuella fel.Dessa kan inkludera teckenbyten eller ersättningar, skiftade fält och andra problem som kan uppstå.Datorprogrammet kan kanske lära sig av korrigeringarna och tillämpa detta på framtida dokumenttranskriptionsuppgifter för att minska felfrekvensen.

Ett annat alternativ är manuell transkription, där en typist fungerar från originaldokumentet eller en högkvalitativ fax för att generera en nyDigital kopia.Detta kan vara nödvändigt när dokument inkluderar trånga eller ovanliga handskrivning som en dator kan ha problem med eller specialtecken som inte vanligtvis används.Historiska dokument på engelska kan till exempel innehålla flera tecken som inte används på modern engelska att en dator skulle ha svårt att tolka.

Historiska dokument kan kräva särskild vård eftersom transkriptioner vill undvika skador på originalet.Skanning och liknande aktiviteter kan utsätta papper för ultraviolett ljus och måste utföras med försiktighet för att bevara originalets integritet.Transkriptionister måste också hålla händerna rena och kan bära handskar när de hanterar materialet.Digitalisering genom dokumenttranskription kan göra historiska poster mer tillgängliga för forskare och allmänheten;En anläggning kan till exempel ladda upp historiska brev till sin webbplats för alla med intresse att granska.

Regeringens pappersarbete kan utsättas för dokumenttranskription.Detta kan inkludera historiska poster som gamla folkräkningsdata samt nyare dokument som inte är tillgängliga i en digitaliserad form.Det kan vara nödvändigt att använda en certifierad transkriptionist på grund av informationens känslighet för att säkerställa att dokument inte ändras när de anges i digital form.Människor som planerar att använda digitaliserade dokument från sitt hemland för aktiviteter som medborgarskapsansökningar kanske vill fråga en statlig tjänsteman om eventuella åtgärder som måste vidtas för att validera dokumenttranskriptionen.