Vad är företagets innehållshantering?

Enterprise Content Management är en mjukvaruprodukt som hanterar skriftliga dokument.Denna typ av programvara finns oftast i stora företag eller institutioner.Kravet på denna typ av programvara växte från användning av ordbehandlingsprogram för att utveckla innehåll och behovet av att hantera denna process med ett stort antal redaktörer och bidragsgivare.

Det finns två klasser av företagens innehållshanteringslösningar: Webbplatsinnehåll och innehållshantering ochAffärsprocessens innehållshantering.Båda klasserna ger en standarduppsättning av funktioner och funktionalitet som är utformade för att förbättra hanteringen av dokument, redigering, versionering och godkännanden.Den faktiska implementeringen av dessa koncept skiljer sig mellan de två alternativen.Detta påverkar den transparens och affärsprocess som krävs för att använda dessa system.

I ett webbplats för företagets innehållshantering publiceras resultatet av arbetsflödet på företagets webbplats.Alla dokument, utkast och versioner lagras och underhålls på en webbserver.För att komma åt detta system går användare på internet och får åtkomst till företagets webbplats.De anger ett användarnamn och lösenord för att se innehållet de ansvarar för att skapa, redigera och godkänna.

Varje dokument som kommer att publiceras på webbplatsen måste skapas i detta system.Artikelförfattaren skickar sedan in den till teamet för redigering.Olika användare kan komma åt dokumentet, redigera och spara sina ändringar.Programvaran spårar ändringarna av varje person och håller versionerna i rätt ordning.

I slutet av redigeringsprocessen skickas dokumentet till godkännaren för granskning.Godkännaren granskar den slutliga utkastet -versionen och kan se alla redigeringar och ändringar som gjorts och av vem.Efter godkännande publiceras dokumentet på webbplatsen.

Affärsprocessen Enterprise Content Management System är inrättat på en nätverksdokumentserver och ligger bakom företagets brandvägg.Tillgång beviljas baserat på din position och ansvarsnivå.I denna miljö lagras alla dokument i ordbehandlingsprogramvara, vilket gör att användare enkelt kan använda befintliga verktyg för att uppfylla kraven.

Dokumenten kan vara mall- eller formulärbaserade och lagras i ett delat arkiv.Användare får åtkomst till mallarna och uppdaterar dem efter behov.Efter avslutad skickas dokumenten i den delade katalogen och en anmälan skickas till nästa person i affärsprocessen.De granskar och redigerar dokumentet efter behov.Efter avslutad är dokumentet godkänt och inga ytterligare ändringar kan göras.