Vad är fakturahantering?

Fakturahantering är en intern affärsfunktion som ansvarar för att hantera dokument från leverantörer eller leverantörer.Fakturor representerar ett källdokument i redovisning.Källdokument beskriver specifik information om en finansiell transaktion.Leverantörer tillhandahåller vanligtvis externa tjänster som underhåll, verktyg, kontorsmaterial eller reklam till företag.Leverantörer representerar företag som tillhandahåller företag ekonomiska resurser.Ekonomiska resurser inkluderar råvaror och direkt arbetskraft som behövs för att producera konsumentvaror eller tjänster.Företag använder fakturahanteringsprocesser för att säkerställa att leverantörer och leverantörer får betalning i rätt tid.

En gemensam fakturahanteringsprocess är det trevägs matchningssystemet som finns i konton som ska betalas.Inköpsorder representerar företagets interna information som ger individer specifika tillstånd att köpa föremål från leverantörer eller leverantörer.Två kopior av inköpsorder finns vanligtvis i ett företag.En skickas till leverantören eller leverantören och en behålls i företagets redovisningsavdelning.Det här dokumentet spelar in senare under fakturahanteringsprocessen.

Företag som använder affärsteknikprogramvara kan använda elektroniska kopior av inköpsorder.I stället för att underhålla en papperskopia i en fil kan företag skanna denna information till en serverdatabas.Detta gör det möjligt för individer att granska eller hämta inköpsordern vid behov.Business Software kan också öka noggrannheten för information om inköpsorder.

Det andra dokumentet i trevägsmatchfakturahanteringssystemet är den mottagande biljetten.Den mottagande biljetten och indikerar att alla varor eller tjänster mottogs av företaget enligt inköpsordern.Att ta emot biljetter är vanligtvis ansvaret för företagets lager eller administrativ personal.En kopia av inköpsorder och mottagande biljett skickas till redovisning för att slutföra fakturabetalning.

Många leverantörer och leverantörer erbjuder kunder 30 dagar att betala innan de bedömer avgifter och ränta på obetalda saldon.Konton som ska betalas kommer att lämna in den mottagande biljetten och inköpsordern i en utestående fil.Efter att ha fått leverantörens slutliga faktura som begär betalning kommer betalningsmässiga kontorist att matcha alla tre dokumenten för att säkerställa informationsmatcherna.Att matcha varje dokuments information är kärnan i det trevägs fakturahanteringssystemet.Företag betalar sällan leverantörer eller leverantörer om dokumenten inte matchar.När konton som betalas processen är klar kommer Clerks att minska en kontroll för fakturan, begära signatur från ägaren eller lämplig chef och maila check.

Företag kan använda anpassade fakturahanteringssystem.Företagare och chefer kommer att utveckla ett system som bäst stöder sina back office och redovisningsfunktioner.Större organisationer som får flera hundra fakturor varje månad kan önska ett enklare system än trevägsmatchen.Fakturahantering kräver inte att alla företag använder samma system.