Vad är fakturabehandling?

Fakturabehandling är en serie förfaranden för hantering av fakturor för att se till att de betalas i rätt tid.Enskilda företag har vanligtvis sina egna behandlingssystem, som involverar medlemmar i bokföringspersonalen samt handledare och annan personal.Programvara för att hjälpa till med fakturabehandling är tillgänglig för att effektivisera processen, göra det lättare att hitta poster och ge snabb tillgång till aktuella utestående fakturor.

Processen börjar med leverans av en faktura via fax, e -post, e -post eller ett annat system.En medlem av bokföringspersonalen måste öppna och granska fakturan för att bestämma hur man ska gå vidare.Det kan ha ett inköpsordernummer, vilket indikerar att den som ansvarar för den inköpsorder måste verifiera det.Detta kan innebära att du kontrollerar fakturan mot faktiska objekt som mottagits och verifierar att en person godkände köpet i första hand.Om inget inköpsordernummer finns måste revisoren undersöka dokumentet för att avgöra vilken typ av produkt eller tjänst som diskuteras.

I elektroniska fakturabehandlingssystem kan människor registrera fakturadata, inklusive den ursprungliga leverantören, detaljer, förfallodatumoch så vidare, skapa en spårbar databaspost.Redovisningsansvariga kan begära listor över väntande fakturor sorterade efter förfallodatum och andra parametrar.När en revisor godkänner betalning kan medel skickas med check, överföring av elektroniska medel och andra metoder med hjälp av leverantörsinformationen i filen.Om en leverantör är ny kan redovisningsavdelningen behöva ta kontakt för att samla in information om faktureringsdata inte är fullständiga.

Företag loggar sina betalningar med check eller bekräftelsenummer, beroende på hur de skickar in pengar, för att skapa en post som visar när och hur de betalade.När pengarna har skickats kan redovisningsavdelningen notera att fakturan betalas och flytta dem ur kolumnen för betalningsbara i sina bokar.Om en tvist uppstår över betalningar är dessa poster tillgängliga för granskning för att ta reda på var en betalning gick vilse och hur man hanterar problemet.

Antalet steg som är involverat i fakturanvändning kan variera, beroende på företaget och de system detanvändningar.Misslyckande är inbyggda för att undvika problem som dubbla betalningar, betala på obehöriga inköp eller underlåtenhet att betala en faktura inom de tilldelade villkoren.I ett litet företag kan en enda person vara ansvarig för dessa betalningar, medan större företag kan ha en hel kontot avdelning som ansvarar för att hantera all fakturabehandling, för varje leverantör från verktygsleverantörer för att underleverantörer ett företag använder på specifika projekt.