Vad är pappersarbete?

Pappersarbete är en allmän term för de många olika formerna, fakturorna, listorna, CV och arbete som behöver slutföras i varje företag.Även om datorer har eliminerat vissa pappersarbete som pappersmemo för det mesta, behövs fortfarande formulär och andra papper på de flesta kontor.På många kontor kan samma papper hanteras och behandlas av många människor innan de lämnas in, lagras eller strimlas.

Många kontorseffektivitetsexperter rekommenderar att varje papper ska gå dit det måste gå direkt för att hanteras av den avdelningen eller personen.Efter att ha läst och arbetat med varje papper kan det antingen arkiveras, strimlas, kastas ut, återvinnas eller hängas på en anslagstavla.Pappersarbete som fortfarande behövs för att slutföra kan förvaras i ett skivfack.Brickorna bör märkas för att undvika blandade högar med papper i brickorna.

Det klassiska sättet att märka brickorna, eller korgar, i ett skrivbords topp med flera nivåer är med orden i och ut . i korgen är för inkommande pappersarbete som måste göras och ut korgen har utgående pappersarbete som är klar.Vissa kontorsarbetare märker fortfarande sina skrivbord på detta sätt medan andra kan avstå från etiketter helt.Vissa arbetare använder inte flerskiktade brickor för pappersarbete, men kan använda hängande filer för att lagra papper i en djup skrivbord.bara med det senaste projektet på skrivbordet.Andra pappersprojekt kan lagras i brickor eller filer för enkel referens.Att behöva söka genom disorganiserade pappersarbete för att hitta något kan minska produktiviteten.

Typer av pappersarbete som är gemensamma för de flesta företag inkluderar formulär, rapporter, juridiska register, projektbriefs, utvärderingar av anställda, fax, brev, fraktrapporter, beställningar och fakturor.Många företag använder datororder och fakturor samt e -postmeddelanden snarare än brev.Ändå skriver de flesta företag ut kopior av dessa för andra avdelningar som redovisningsavdelningen.Vissa kontor kan vara praktiskt taget papperslösa, men många arbetar fortfarande med att komma till den punkten.De flesta företag återvinner idag sina pappersarbete när det är möjligt och pappersåtervinningslådor är en vanlig syn på dagens kontor.