Vad är upphandlingspolicy?

En upphandlingspolicy är helt enkelt de regler och förordningar som fastställs för att styra processen för att förvärva varor och tjänster som en organisation behöver för att fungera effektivt.Den exakta processen kommer att försöka minimera utgifter i samband med köp av dessa varor och tjänster genom att använda sådana strategier som volymköp, upprättandet av en uppsättningslista av leverantörer och etablera ombeställningsprotokoll som hjälper till att hålla varulager låga utan att äventyra funktionen för funktionernadrift.Både små och stora företag såväl som ideella organisationer använder rutinmässigt någon form av upphandlingspolitik.

Det finns inget rätt sätt att upprätta en upphandlingspolicy.Faktorer som verksamhetens storlek, tillgängligheten för leverantörer för att leverera nödvändiga varor och tjänster och företagets kassaflöde och kredit kommer ofta att påverka inköpsupphandlingsmetoden.Företagets storlek kommer också sannolikt att göra en skillnad i bildandet av upphandlingspolitiken, eftersom ett litet företag kanske inte kan beordra de volymköprabatter som ett stort företag kan hantera med relativt enkelhet.

På samma sätt påverkar företagets eller företagets ekonomiska mål och företag valet av upphandlingssystem.Vissa system är enkla manuella processer som använder äldre metoder som ett Flip Card -system för att spåra inköp, utfärdande av artiklar till olika avdelningar och ett löpande lager av lager som används för att planera framtida inköp.Idag gör elektroniska system det möjligt att automatiskt spåra alla dessa funktioner, inkludera automatiskt att generera rekvisitioner och inköpsorder när nivåerna för en given lager är nere till en viss nivå.

E-upphandling är ett vanligt sätt att placera och spåra beställningar idag.Leverantörer skapar nätverksanslutningar med klienter som gör det möjligt att samarbeta med eventuella upphandlingsprogram som används av klienten och gör automatiskt beställningar och använder Internet för att fastställa anslutningen.Program av denna typ gör det också möjligt att snabbt spåra orderuppfyllelse, leveransdatum och till och med granska eventuella upphandlingskontrakt som för närvarande finns.

Oavsett om upphandlingspolicyn innebär inrättande av förfaranden för upphandling eller reglerar köp som gjorts av en tillverkare eller en välgörenhetsorganisation, kommer en solid policy att gynna organisationen genom att hålla kostnader i linje och tydligt definiera hur inköp kommer att göras.När företagets behov förändras finns det en god chans att upphandlingspolitiken kommer att justeras för att tillgodose de nya omständigheterna.Detta är nödvändigt för att se till att policyn fortsätter att fungera i företagets eller ideella organisationens bästa och hålla förvärvsprocessen enkel och ordnad.