Vad är projektupphandling?

Projektupphandling innebär en systematisk process för att identifiera och skaffa, genom köp eller förvärv, nödvändiga projekttjänster, varor eller resultat från externa leverantörer som kommer att utföra arbetet.Det är vanligtvis en funktion av projektledaren;Vissa organisationer väljer dock att välja en annan person än projektledaren för att hantera dessa uppgifter.Det finns sex processer som allmänt erkänns av projektledningsindustrin som integrerad i projektförhandlingshantering.

Den första av dessa processer är att planera inköp och förvärv.I detta steg identifieras behov som kräver outsourcing.Källor för att få nödvändiga varor, tjänster eller resultat differentieras genom en marknadsanalys.Vid planeringen av upphandlingen granskas projektmål för att säkerställa att förvärvet inte avviker från de angivna målen.Avslutningen av detta steg inkluderar identifiering av de resurser som krävs för förvärv, fastställande av avtalstypen som behövs för att säkra förvärvet och förberedelse av en upphandlingsplan.

Kontraktsplanering, begär säljarens svar och att välja säljaren är de nästa treprocesser som kan slutföras.Vid kontraktsplanering är det nödvändigt att beskriva i detalj de begärda produkterna eller tjänster.Begäran om förslag och bud bör dokumenteras för att undvika problem.

När man begär säljarens svar och förslag identifieras och placeras specifika leverantörer på en kvalificerad säljlista.Valda leverantörer betraktas som kvalificerade baserat på deras förmåga att tillhandahålla varor eller tjänster med tanke på projektets begränsningar, deras intresse för att tillhandahålla varor eller tjänster och rimligheten i deras bud.När de blivande säljarna har skiljt sig ut, utvärderas förslagen från de utvalda säljarna för att bestämma den bästa leverantören för att leverera varorna eller tjänsterna.Efter att säljarna har valts förhandlas kontrakt.

Att administrera kontrakt är avgörande för projektupphandlingsuppgifter.Det är tydligt att beskriva skyldigheter, ansvar och prestationsmål är avgörande för att slutföra detta steg.Tillfredsställande resultat av kontraktet innebär att spåra genomförandet av angivna mål.Ibland kan projektupphandlingschefen behöva korrigera processer för att få önskade resultat.Kontraktsförändringar bör kontrolleras och dokumenteras för att förhindra onödiga juridiska fordringar.

När kontraktet är klart är det sista steget att stänga kontraktet.Kontraktet granskas för att få vissa villkor för kontraktet uppfyllt.Kontrakts stängning innebär att utvärdera leverantörens prestanda och dokumentera alla lärdomar för att genomföra kontraktet.

Projektupphandling är inte en exakt vetenskap.Även om denna process allmänt accepteras inom branschen, kan faktiskt genomförande skilja sig mellan organisationer.Många kurser finns tillgängliga som undervisar de strategier som används av projektupphandlingschefer.Gemenskapskollegier och utökade utbildningsavdelningar för universitet tillhandahåller ofta klasser om detta ämne.