Vad är Records Life Cycle?

A Records Life Cycle beskriver varje fas i ett dokument, från skapelse till förstörelse.Det hjälper företag och byråer att planera för lagring, skydd, hämtning och förstörelse av information i olika stadier.Registrerar livscykelhanteringssystem kontrollerar vanligtvis stora mängder information på ett bekvämt och säkert sätt.

Planering sker ofta innan poster för livscykelhantering implementeras.Att integrera procedurer i dagliga rutiner håller poster under kontroll och säkra.Denna planering inkluderar vanligtvis tekniker för insamling, organisation, underhåll och bortskaffande under hela postens livscykel.

Definitionen av poster innehåller foton, grafik, kartor, film och band, både ljud och visuella.En post motsvarar allt som kan reproduceras, vanligtvis med hjälp av annan utrustning.Den definierar data inifrån en organisation eller från externa källor, och en post kan anses vara officiell eller inofficiell.Officiella poster anger vanligtvis information med en utsedd livslängd.

Officiella register inkluderar finansiella dokument från en offentlig byrå, tillsammans med annan information som definieras i lagen som en offentlig post.Juridisk information som kan användas i domstol kan också falla under klassificeringen av en officiell post som bör upprätthållas.Lagar i många jurisdiktioner kräver tidslinjer för bevarande av officiella register, till exempel domstolsposter.

.Allt som kan vara användbart för ett företag eller en organisation i framtiden behålls vanligtvis enligt dess register livscykel.Med tekniska framsteg lagrar enheter ofta register elektroniskt för att eliminera behovet av papperslagringsområden. Organisera information och bestämma dess användningsfaktorer i poster livscykelhantering.En post bör katalogiseras eller arkiveras för enkel återhämtning när den behövs eller begärs.Formulär, korrespondens och duplicerade kopior lagras vanligtvis med ett arkiveringssystem som är lätt att förstå och navigera. Dessa poster kräver också en underhålls- och skyddsplan, särskilt för data som representerar värdefull information med en permanent register livscykel.I många regioner arkiveras register med historiskt värde i regeringens förvar.Exempel på dessa dokument inkluderar födelse- och dödsregister och presidentdokument. När data når slutet av sin livscykel är förstörelse tillåtet.Avyttring kan vara lämpligt för utkast till dokument eller material som används för att förbereda officiella poster.Duplikat kan också förstöras efter att originalet har bevarats i någon form.Vissa företag använder oberoende tjänsteleverantörer för att spåra en skivans livslängd.