Vad är strategisk upphandling?

Det primära begreppet strategisk upphandling är att genom avancerad planering, schemaläggning och gruppköpsinitiativ kan ett företag uppleva betydande kostnadsbesparingar.Förutom besparingar av hårda dollar kommer det att finnas ytterligare besparingar som genereras genom en mer effektiv affärsverksamhet och därför ökad lönsamhet.Implementeringen av strategisk upphandling inom ett företag kräver fokus på tre upphandlingskoncept: gruppköp, centraliserade upphandlingstjänster och användning av upphandlingssystem.

Begreppen i strategisk upphandling kräver kommunikation och samarbete mellan affärsenheten och finansiella tjänster och att upphandlingarimplementeras effektivt.Till och med ett helt enkelt koncept, som att uppmuntra planerat inköp, kan orsaka stora operativa problem om de inte diskuteras med affärsenheten.Till exempel kan ett bageri beställer torrvaror varje vecka, baserat på de planerade arbetsorderna för den perioden.Om inköpsavdelningen beslutar att det är mer kostnadseffektivt att beställa dessa material en gång varannan vecka, kommer bageriet att uppleva svårigheter med lagring, åtkomst och förlustförebyggande.

Gruppköp är processen att kombinera de totala resurskraven för olika avdelningar inom företaget och utfärda en stående inköpsorder.Denna enda beställning är för en större mängd än flera mindre beställningar.Därför kan lägre per enhetskostnader förhandlas med leverantören.Om avdelningarna är fysiskt belägna i en rad byggnader kan kontraktet ange leveransfönstren och ta itu med problemet med leveranskostnader.Denna praxis är ganska vanlig i stora företag, som en del av en integrerad strategisk upphandlingsaffärsplan.

Administrativ omkostnad är kostnaden för organisationen för hela upphandlingen för att betala cykel.Detta inkluderar löner och supportkostnader för upphandlingspersonal, fakturabehandling, kontroll av produktion och lösning av leverantörsförfrågningar.En organiserad, hanterad process eliminerar en betydande mängd av dessa kostnader, eftersom de endast uppkommer en gång för varje varor.Centraliserad upphandlingspersonal kan ge en större nivå av stöd till affärsenheterna och se till att policy följs.

Upphandlings- eller inköpshanteringssystem tillhandahålls ofta som en del av stor bokföringsprogramvara eller lösningar för resursplanering.Denna modul används för att skapa inköpsrekvisitioner och inköpsorder och deras fakturor och processkvitton.Dessutom tillåter analys- och rapporteringsverktygen inbyggda i denna typ av system upphandlingsavdelningen att hantera affärsprocessen, bestämma de totala kostnaderna för institutionen och identifiera potentiella besparingsmöjligheter.Rapporter kan också användas för att säkerställa policyöverensstämmelse och som bevis som svar på alla juridiska utmaningar.