Vad är utgiftscykeln?

Utgiftscykeln är en typ av process som hjälper till att definiera vad som inträffar från den punkt att ett företag eller konsument beslutar att köpet av en given god eller tjänst är nödvändig så att köpet betalas i sin helhet.Antalet och typen av steg som ingår i cykeln varierar, baserat på komplexiteten i att undersöka och i slutändan få tillstånd att göra köpet.Processen kan vidare kompliceras baserat på de policyer och förfaranden som är involverade i att besluta när och hur man anbud betalar för dessa inköp.

För många företag börjar utgiftscykeln med att bevilja tillstånd att göra ett visst köp.Vanligtvis måste den part som vill göra köpet lämna in det som kallas en rekvisitionsformulär till en inköpsagent eller avdelning.Om agenten granskar rekvisitionen och konstaterar att den begärda artikeln ligger inom prissättningsriktlinjerna och budgetbegränsningarna för företaget, innebär nästa steg i cykeln utfärdandet av ett inköpsordernummer.Vid den tidpunkten kan den part som lämnade in den ursprungliga begäran kontakta den auktoriserade leverantören och beställer och noterar noggrant att inköpsordernumret tilldelat av inköpsagenten ska inkluderas som en del av detaljerna som finns på fakturan för beställningen.

När beställningen har placerats och den begärda artikeln levereras innebär nästa steg i utgiftscykeln redovisning för mottagandet av objektet och tilldelar kostnaden till en specifik avdelning eller avdelning inom företagets struktur.Beroende på vilken typ av företag som är inblandat kan artikeln placeras i en aktiv inventering tills den faktiskt betalas ut till en specifik avdelning.Till exempel kan råvaror som används i skapandet av varor som företaget erbjuder till salu hållas i ett företagslager tills de släpps och debiteras avdelningen som fungerar som den första länken i tillverkningsprocessen.

De sista stegen iEn utgiftscykel involverar schemaläggning av betalning för de köpta varorna.I vissa fall är cykeln mycket kort, som när betalningen måste anbuds vid leveransen.Vid andra tillfällen kan denna sista del av utgiftscykeln ordna aktuella utestående fakturor baserade på de förfallodatum som tilldelats av leverantörer, med ett konton som ska betalas team som granskar och godkänner varje faktura för betalning.Vid den tidpunkten planeras betalningen att äga rum eller före det faktiska förfallodagen som anges på fakturan.Beroende på företagets policy kan betalningen vara i form av en elektronisk överföring till leverantörens konto, eller en papperskontroll som är förberedd och skickad till den överföringsadress som levereras av leverantören.Vanligtvis anses utgiftscykeln fullständig när betalningen har behandlats och har rensat den utfärdande banken.