Vad är arbetsflödesprocesshantering?

Arbetsflödesprocesshantering är en term som används i informationsteknologi (IT) och affärsprocesshantering för att beskriva alla steg och infrastruktur som krävs för att skapa och driva en elektronisk arbetsflödesprocess.En arbetsflödesprocess är en serie steg eller uppgifter som måste slutföras av olika områden i organisationen.Helst genomförs denna process genom att använda datorprogramvaruverktyg för att öka effektiviteten, transparensen och vändtiden.

Även om termen är ganska lång är de flesta mycket bekanta med begreppet arbetsflöde.Ett enkelt exempel är en begäran om återbetalning av kostnader.Den anställda som ådrog sig utgifterna fyller i ett formulär med all information han eller hon har och sedan överlämnar den till sin chef.Chefen granskar detaljerna, lägger till ytterligare information och anger godkännande eller förnekande av begäran.Om begäran godkänns lämnas den till räkenskapsavdelningen för behandling och betalning.Om den nekas returneras den till den anställda, vanligtvis med en förklaring.

Arbetsflödesprocesshantering hänvisar till de verktyg och datorprogramvara som används för att skapa, implementera och stödja denna process.Detta är vanligtvis en kombination av hårdvara, infrastruktur och programvara.De faktiska verktygen och utrustningen som krävs beror på storleken på organisationen och leveransmetoden.Traditionellt var dessa verktyg begränsade till specifika användare, men teknikförändringar har gjort det möjligt att tillhandahålla arbetsflödesverktyg via internet.

Hårdvaran och infrastrukturen som krävs för arbetsflödeshantering är främst beroende av den valda programvaran.Ett internetbaserat verktyg kommer att kräva installation på en webbserver, tillgång till internet, lagringskapacitet och säkerhet.Mängden hårdvara som krävs beror vanligtvis på antalet användare, volym av transaktioner och systemtillgänglighet.

Det finns ett brett utbud av arbetsflödesprocesshanteringsprogramvaruverktyg, eftersom detta är en välkänd produktkategori.En stor majoritet av företagen kan vanligtvis spara tid och pengar med elektroniskt arbetsflöde.Ytterligare fördelar inkluderar förbättrad transparens och rapporteringskapacitet samt ansvarsskyldighet för alla deltagare i processen.

När man väljer en arbetsflödesprocesshanteringslösning är det vanligtvis viktigt att komma ihåg att skicklig personal kommer att krävas för att implementera och stödja denna lösning.Obligatoriska färdigheter inkluderar affärsanalys, projektledning, mjukvarusstöd och administration.Det kan vara viktigt att ta sig tid att granska produktspecifikationerna i detalj för att säkerställa en fullständig förståelse av projektkraven.En kostnads- och fördelanalys är ett annat sätt att säkerställa att alla lager av organisationen är engagerade i projektet innan det börjar.