Vad är nödvändiga sekreterare färdigheter?

Moderna sekreterare är ofta limet som håller ett kontor eller en organisation tillsammans genom att se till att personal och kunder är på rätt plats vid rätt tidpunkt och har lämpliga dokument och information som behövs.Sekreterare färdigheter sträcker sig från att boka möten och inrätta mötesrum till att förbereda juridiska dokument.Typen och storleken på företaget som en sekreterare arbetar på kommer ofta att diktera vilka färdigheter som krävs;Det finns emellertid några grundläggande sekreterare färdigheter som alla sekreterare bör behärska, inklusive skrivning, schemaläggning och telefonfärdigheter.

Top-communication-kommunikationsförmåga är avgörande för sekreterare.Det är viktigt för sekreterare att tydligt kunna kommunicera och dela information med kunder och kollegor på olika sätt, inklusive i telefon, i skriftliga dokument och genom presentationer.Sekreterare orkestrerar ofta evenemangen för en chef eller avdelning, inklusive schemaläggningsmöten och tillhandahåller nödvändiga dokument till de som deltar i mötena.Kreativa problemlösningsförmågor är också kritiska, eftersom sekreterare står inför olika uppgifter varje dag.

Förutom gemensamma kontorsuppgifter, bör sekreterare färdigheter också inkludera evenemangsplanering.Stora möten hålls ofta på platser utanför platsen, till exempel på ett konferenscenter eller hotellmötesrum.Förutom att boka ett mötesutrymme och tillhandahålla vägbeskrivningar för alla parter att komma dit, har en sekreterare ofta i uppdrag att arrangera boende över natten, biluthyrning och flygplatsbussar för deltagare.Att beställa snacks, måltider och drycker för gäster under hela mötet faller också ofta till en sekreterare, liksom att se till att rummet är korrekt och erbjuder lämpliga tekniska anslutningar.

Förmågan att använda korrekt grammatik, skiljetecken och stavning är kritisktför att förbereda dokument, presentationer och korrespondens.Sekreterare färdigheter bör också inkludera att kunna effektivt korrekturläsa för att skapa felfria dokument.Vissa specialpositioner, såsom juridiska och medicinska sekreterare, måste också ha en grundlig förståelse för termer som används i dessa yrken.Möjligheten att skapa en mängd visuell grafik för online -användning, utdelningar och grupppresentationer är en annan färdighet som vanligtvis krävs av sekreterare.

Masteringsteknologi krävs för nästan alla sekreterare.Sekreterarfärdigheter bör inkludera avancerade e -postförmågor, inklusive att arbeta med bilagor, flygblad och foton skapade med en mängd olika program.Många sekreterare arbetar när du är på språng, så att behärska de senaste trådlösa kommunikationsförmågorna är ett måste.Dokument och foton måste ofta redigeras och delas, så förmågan att arbeta med olika datorprogram är avgörande.