Vilka är de viktigaste administrativa assistentuppgifterna?

En administrativ assistent kan ha många olika uppgifter i en kontorsmiljö, beroende på ett antal faktorer inklusive kontorets storlek och antalet andra anställda.Många administrativa assistentuppgifter är dock desamma i alla inställningar.Dessa kommer att inkludera, på den mest grundläggande nivån, att hjälpa din arbetsgivare med dagliga kontorsuppgifter.

Typiskt inkluderar administrativa assistentuppgifter sådana uppgifter som att svara på telefoner och överföra samtal, ställa in möten, svara på frågor, hälsa kunder eller kunder när de anländer tillkontoret och håller utseendet på kontoret rent och snyggt.Andra administrativa assistentuppgifter kan inkludera att fylla i eller förbereda dokument, lämna in dokument, sortera post och underhålla poster.Administrativa assistenter är i allmänhet alltid skyldiga att vara skickliga med olika ordbehandlings- och budgetprogramvara, så bra datorkunskaper krävs i allmänhet, tillsammans med förmågan att skriva minst 50 ord per minut.

Den administrativa assistenten är i allmänhet den första personen de flesta människorkommer att se när de kommer in på kontoret, så det är viktigt att vara vänlig, artig och professionell.Diskretion och respekt är andra viktiga personlighetsdrag.En administrativ assistent interagerar med många människor under dagen när de accepterar samtal, skickar viktiga dokument eller paket eller hjälper kunder, så förmågan att multi-task är avgörande.I en större kontorsmiljö kan ett större antal administrativa assistentuppgifter krävas.

Vissa av dessa extra uppgifter kan inkludera övervakning av andra anställda, samordna och löpande personalmöten, upprätthålla en kontorsbudget, ta inventering av och beställa kontorsförsörjningoch se till att alla nödvändiga uppgifter är slutförda i tid.En administrativ assistent kan också vara ansvarig för att anställa och utbilda ny kontorspersonal och upprätthålla ett schema för andra på kontoret.Administrativa assistenter kan också uppmanas att lära sig att hantera branschspecifika uppgifter för arbetsgivare som advokatbyråer, medicinska kontor eller banker.

En bra administrativ assistent kommer att vara en som kan jonglera de flera administrativa assistentuppgifterna samtidigt som man ser till att allt arbete ärslutförd i tid.Vissa administrativa assistenter är allmänna assistenter för hela kontoret, medan andra är specialiserade på specifika områden, till exempel finansiering eller marknadsföring.En karriär som administrativ assistent kan vara en lukrativ och givande och erbjuder i allmänhet många förmåner som hälsofördelar och relativt stabila timmar.En administrativ assistent kan arbeta heltids- eller deltidstimmar, beroende på kontorets behov.