Vad gör en kyrksekreterare?

En kyrksekreterare hanterar vanligtvis alla administrativa frågor för en kyrka, från att svara på telefoner till att utforma bulletiner, göra kopior och hantera korrespondens.Jobbet är dock ofta mycket mer än bara jonglering av pappersarbete och ringtelefoner.De flesta sekreterare måste också fungera som ett ansikte för hela organisationen.Grundläggande kunskaper om kyrkan, dess struktur och dess övertygelser är ofta avgörande, eftersom sekreteraren kan uppmanas att svara på breda frågor från ett brett spektrum av människor.

Det specifika för vad en kyrksekreterare nödvändigtvis beror på detaljerna i den aktuella organisationen.För det mesta utgör dock administrativa uppgifter huvuddelen av jobbet.Sekreteraren förvaltar vanligtvis kyrkans front office.Detta innebär att upprätthålla mästarkalendern, schemalägga möten och veta hur man når all personal.Han eller hon måste vara välbevandrad i kyrkans programmering och måste veta hur man kan rikta specifika frågor från allmänheten.

I viss utsträckning måste en kyrksekreterare vara en allmän kyrkans resurs, både för församlingar och till omvärlden.På insidan är han eller hon ansvarig för att ansluta kyrkans medlemmar till pastorer, hantera registreringar för klasser och evenemang och publicera och distribuera tillkännagivanden.Detta inkluderar ofta hantering av e-postdatabaser samt tryckta flygblad och bulletiner.

Sekreterare måste också representera kyrkan och dess programmering till omvärlden.Nykomlingar med frågor om tjänster eller evenemang når vanligtvis kyrkans sekreterare som en första referenspunkt när de ringer.Sekreteraren måste kunna besvara artigt och ärligt frågor om kyrkan och dess politik.Schemaläggning av pastoral rådgivning, tillhandahålla fakta om bröllops- och begravningsplanering och svara på frågor om kyrkans grundläggande övertygelser finns alla inom kyrkans sekreterare arbetsbeskrivning.

I vissa kyrkor, särskilt de som är mycket stora, kan en kyrksekreterare tilldelas en enskild pastor eller präst.Denna typ av kyrksekreterare är på många sätt som en personlig assistent.Han eller hon kommer att hantera pastorns personliga schema och kommer att ta emot och skicka korrespondens i pastorns namn.Sekreteraren kommer att interagera med andra medlemmar i kyrkans personal och kommer ibland att ta på sig mer allmänna uppgifter, som att hjälpa till att förbereda veckovisa nyhetsbrev, men tillbringar majoriteten av varje dag i tjänsten för bara en individ.Kyrkor med denna struktur använder vanligtvis flera sekreterare: ofta en för varje medlem av ledande ledarskap och en eller flera att sitta vid receptionen och hantera mer allmänna förfrågningar.

Alla sekreterare måste vanligtvis arbeta tillsammans för att upprätthålla konsistens, både i uppsökande och i uppgiftshantering.Detta gäller lika mycket för stora kyrkor med flera sekreterare som för små kyrkor med olika administrativa assistenter på deltid för att täcka jobbet.Kyrkans kontor är en integrerad del av de flesta kyrkliga organisationer, och sekreterarnanas primära roll är att se till att kontoret är effektivt, effektivt och hjälpsamt.