Vad gör en konferenskoordinator?

En konferenskoordinator, även känd som en mötes- och konventionsplanerare, gör vad som är nödvändigt för att underlätta organisationen och arrangemangen för möten, konferenser och andra specialevenemang.De är vanligtvis ansvariga för att kommunicera med alla typer av företag och publik som behöver någon för att organisera ett evenemang.Planering, samordning och till och med regissera detaljerna om konferenser eller någon annan typ av specialevenemang är en kritisk del av detta jobb.Budgetar, leverantörskontrakt och researrangemang kan också vara jobbet för en konferenskoordinator.Arbetstid för dem i denna position går vanligtvis över 40 timmar i veckan och kan till och med kräva att du arbetar sent på kvällen eller helgen.

Konferenskoordinatorer kan kontakta sponsororganisationer och matcha dem till den bästa, mest mottagliga publiken.Koordinatorer måste ha en grundläggande förståelse för de företag eller organisationer som sponsrar konferenserna.En del av en konferenskoordinatorer framgång hänger på sin förmåga att förstå intrycket att ett företag vill kommunicera och leverera det till dem som bäst kommer att få det.Till exempel kan en konferenskoordinator kontakta en cancerforskningsgrupp som vill visa sina senaste resultat med flera canceröverlevnadsgrupper i en specifik region i landet.Att sammanföra dessa två grupper är en av de viktigaste uppgifterna för en konferenskoordinator.

På grund av förberedelserna som krävs för en händelse arbetar konferenskoordinatorer vanligtvis under extremt tryck och begränsade tidsbegränsningar.Detta kräver mycket tålamod och förmågan att upprätthålla lugn och professionell närvaro samtidigt som man fortsätter att arbeta under svåra förhållanden.En konferenskoordinator måste snabbt upprätta en arbetsrelation med ett stort antal lokala leverantörer och tjänsteleverantörer för att framgångsrikt planera och genomföra alla uppgifter som krävs för att ge ett gynnsamt resultat för alla konferenser.

Exceptionella organisatoriska färdigheter är nödvändiga för en konferensKoordinator för att fungera framgångsrikt.En konferenskoordinator ansvarar för de logistiska och administrativa arrangemangen som är förknippade med en händelse, så han eller hon kan kommunicera med många olika typer av människor, inklusive högt placerade chefer, olika serviceförsäljare, leverantörer, tekniker och konferensdeltagare.Förmågan att göra affärer och förhandla om kontrakt för tjänster medan de arbetar inom en förutbestämd budget är en stor del av detta jobb.

Konferenskoordinatorer spenderar en hel del av sin tid på telefonen och arbetar med detaljer för de konferenser de planerar.När de inte är på sitt kontor arbetar de vanligtvis på plats på ett hotell, konferenscenter eller annan konferensplats.Beroende på typen och storleken på de företag som de arbetar, kan samordnare resa i stor utsträckning.

Minimal resor krävs för lokala organisationer eller evenemang, men att arbeta med ett större företag med internationella kontor kan kräva resor utomlands.Arbetstiden är vanligtvis oregelbundna och kan gå utöver den typiska 40-timmars arbetsveckan.Efter timmar kan uppgifter och helgarbete vara typiska, särskilt under konferenserna själva.