Vad gör en dokumentkontrollkoordinator?

En dokumentkontrollkoordinator ansvarar för alla typer av dokumentation som ett företag kan använda för att bedriva affärsverksamhet.Detta innehåller vanligtvis bilder och diagram, datorregister och skriftliga pappersarbete.Denna koordinator kan inrätta ett dokumentationssystem och kommer vanligtvis att ansvara för att hantera och kontrollera det.Han kan också vara ansvarig för att skapa procedurer för att använda systemet och kommer sannolikt att hjälpa andra att använda procedurer effektivt.Dokumentkontrollkoordinatoren är avgörande för framgången för produktionsavdelningarna, eftersom han är ansvarig för att hjälpa till att spåra förändringar och förbättringar av projekt.

De typer av dokument som en koordinator kommer att behöva spåra och lagra kommer att variera från industri till industri.Beroende på vilken typ av verksamhet han arbetar i kommer en dokumentkontrollkoordinator att utveckla och implementera ett system för att lagra och hämta all dokumentation som krävs.Han kan samla in och spåra pappersfiler, konstverk och ritningar.Han kan också vara ansvarig för att kontrollera fakturering och andra pappersarbete som hänför sig till ett specifikt projekt inom företaget.Systemet kan vara företagsomfattande, i vilket fall samordnaren kommer att ha flera olika avdelningar involverade beroende på dokumentationstyp.

I alla affärsprojekt som innebär register kommer flera avdelningar och anställda att vara involverade i att skapa och distribuera information.Dokumentkontrollkoordinatoren kommer att hantera alla ansträngningar för att samla in och kontrollera denna massa av information och eventuella tillhörande pappersarbete eller datorfiler.Detta kommer att göra effektiv kommunikation med andra avdelningar och externa organisationer till en viktig roll för alla i detta yrke.

De dokument som samordnaren måste övervaka kan komma från interna företagsavdelningar eller från externa entreprenörer och kunder.Han måste ofta verifiera information med flera olika handledare för att säkerställa att dokumentationen är korrekt, och han kan vara ansvarig för att förbereda och distribuera kopior av dokument till inre och externa avdelningar.Dokumentkontrollkoordinatoren kommer att få i uppdrag att spåra förändringar i modellering och byggande av produkter och lagring och hämtning av dokument för bedömning och granskning.Dessutom kan han vara ansvarig för att presentera dokumentkontrollinformation för ledningen och kunderna.

Den typiska dagen för en dokumentkontrollkoordinator kommer sannolikt att spenderas organisera, katalogisera och spåra papper och elektroniska filer.Han kommer att spendera tid på att samordna med andra inom sitt eget företag, liksom de från externa organisationer.Han kan tillbringa delar av sin dag på att övervaka och utbilda andra på dokumentkontrollpolicyer och förfaranden.