Vad gör en dokumentationsspecialist?

En dokumentationsspecialist är en professionell vars huvudsakliga jobb är att antingen skapa eller hantera dokument eller båda.Detta kan inkludera dokumenteringsprocesser, projekt och procedurer med ett antal medier.Det kan också inkludera att samla in dokument från ett antal intressenter och konsolidera dem till en användbar fil eller dokument.Syftet med sådan dokumentation kan sträcka sig från historiskt intresse till upprättande av affärsmetoder till statligt krav.

I många fall är en dokumentationsspecialist den person som faktiskt gör dokumentationen.Detta kan innebära skrivpolicy och procedurhandböcker baserade på aktuella metoder, eller det kan innebära att skapa en användarmanual som dokumenterar hur en produkt ska användas eller monteras.Det kan också innebära att skapa en tidslinje för handlingar och kommunikation när en process dikteras av reglerande organ eller om det potentiellt kan innebära en tvist eller rättegång.Det kan också innebära att dokumentera händelser och händelser för en historisk post.

Som ett exempel kan du överväga ett företag som krävs för att vidta specifika säkerhetssteg under en tillverkningsprocess.En dokumentationsspecialist kan vara ansvarig för att se processen vara klar och sedan skapa ett dokument som berättar för arbetarna hur man replikerar processen steg för steg.Detta arbete hjälper till att utbilda och hjälper också till att visa reglering av organ att företaget försöker följa korrekt procedur.

I samband med eller i stället för skrivdokument kan en dokumentationsspecialist vara ansvarig för att spela in händelser och processer genom still eller videofotografering.Detta kan inkludera att ta bilder av en bil som har varit i en olycka i syfte att dokumentera skadorna för en försäkringsanspråk eller rättegång.Det kan också inkludera att filma en speciell händelse eller procedur så att den kan beskrivas exakt utan att förlita sig på mänskligt minne.

En annan typ av dokumentationsspecialist är någon som samlar obligatoriska dokument från andra.Till exempel, om ett företag har försökt samla in pengar från en klient och överväger rättsliga åtgärder, kan en dokumentationsspecialist bli ombedd att montera det ursprungliga inköpsavtalet, alla tillämpliga fakturor och eventuella e -postmeddelanden eller annan kommunikation som har skickats till eller utbyttmed klienten i fråga.Denna typ av specialist kan också skapa oberoende dokument som ger ytterligare detaljer eller beskriver hur dokumenten erhölls.

Det är viktigt att notera att termen inte bör förväxlas med termen dokumentspecialist.En dokumentationsspecialist skapar eller monterar dokument för det specifika syftet med att spåra information eller bevisa något.En dokumentspecialist är någon som arbetar med befintliga dokument och kan hänvisa till ett stort antal jobb som sträcker sig från kontorister i en kopieringsbutik till handskriftsexperter som autentiserar historiska dokument.