Vad gör en allmän administratör?

En allmän administratör är också känd som kontorschef eller administrativ assistent.Medan jobbbeskrivningar kommer att variera något beroende på företag, kan den allmänna administratören vara ansvarig för att hantera all korrespondens, svara på telefonlinjer, ta meddelanden, förbereda rapporter och andra allmänna kontorsuppgifter.I vissa fall kan allmänna administratörer behöva specialiserad utbildning för att slutföra några av dessa uppgifter i mycket tekniska kontorsmiljöer.Termen används oftast för kontorsjobb i engelsktalande länder utanför Nordamerika.

Ett av de främsta ansvarsområdena är att hantera all korrespondens, inte bara kontrollera inkommande post och se till att det kommer till lämplig person, men skriver också korrespondens för utgående post.Vissa allmänna administratörer kan behöva gå till postkontoret för att hämta posten, men ofta levereras posten till en central plats på ett kontor för vidare distribution.Denna skyldighet är mycket viktig för många företag, som kan ha bud eller andra dokument som måste granskas under trånga tidsfrister.

I vissa kontorsmiljöer är en allmän administratör ansvarig för att förbereda rapporter på olika programvaruplattformar.Därför kräver dessa positioner en god förståelse för kontorsprogramvara, inklusive produkter som används för ordbehandling, kalkylblad och glidpresentationer.Ofta är den allmänna administratören ansvarig för att ta den råa informationen och sätta den i ett format som är tilltalande och presentabelt.En handledare kommer vanligtvis att logga ut på den färdiga produkten innan den skickas ut.

Med tillkomsten av direkta tillägg och röstmeddelande är jobbet för en allmän administratör när det gäller att svara och överföra telefonsamtal något på de flesta kontor.Det finns emellertid tillfällen när den anställde kan uppmanas att svara på telefoner för chefen eller andra chefer.Vissa frågor kanske inte kan vänta och det är upp till administratören att förstå situationen och komma med ett lämpligt svar.Vidare föredrar vissa chefer att en front office -person skärmar telefonsamtal innan de skickar dem igenom.

Ett annat sätt på vilket allmänna administratörer kan erbjuda administrativt stöd är genom databashantering.Till exempel, om företaget har medlemskap eller behöver behålla en försäljningslista är detta en skyldighet som kan falla till den allmänna administratören.Det är upp till den här personen att se till att databasen inte har föråldrad information för att upprätthålla tillförlitlig kontakt med klienter.

På vissa kontor är den allmänna administratören också ansvarig för att ställa in och upprätthålla schemat för en eller en ellerfler chefer.I denna situation kommer administratören att inrätta möten, bekräfta möten och försöka hålla dagen enligt schemat så mycket som möjligt.Detta kan också inkludera att arrangera reseplaner.