Vad gör ett advokatbyrå receptionist?

På ett juridiskt kontor interagerar ett advokatbyrå receptionist med klienter, utkast till korrespondens, tar hand om ärendefiler och fakturerar de som har använt företagstjänsterna.Som ansiktet på advokatbyrån förväntas receptionisten utföra andra uppgifter som att hålla hennes arbetsområde rent för att representera företaget positivt.Om receptionisten också har paralegalcertifiering, kan hon ge mer direkt stöd till medlemmarna på kontoret.

Ett advokatbyrå Receptionist är vanligtvis den första personen som en klient möter när hon kommer in, ringer eller e -post till advokatbyrån.Därefter måste receptionisten svara på eller dirigera samtal eller annan korrespondens, hälsa klienten och ge så mycket information som möjligt.Hon kan också leda klienterna till förfriskningar i lobbyn, eskortera klienten till advokatkontoret eller berätta för klienten hur länge väntan kommer att vara att se advokaten om klienten inte har en tid.Utmärkta sociala och verbala kommunikationsförmågor är ett måste för dessa uppgifter.

En annan uppgift som en advokatbyrå receptionist vanligtvis slutför utarbetar korrespondens.En del av korrespondensen är ganska enkel, till exempel att svara på ett e -postmeddelande om advokatens tillgänglighet eller avgifter.Annan korrespondens är mycket mer komplex, till exempel brev till andra advokater eller domstolar.För denna korrespondens måste receptionisten ha en tillräcklig förståelse för juridisk terminologi och förordningar.

I vissa advokatbyråer är det också advokatbyråns receptionist att skapa, underhålla och hämta ärendefiler för advokaten.Ofta görs detta elektroniskt via databaser för att öka effektiviteten och spara utrymme på kontoret, så juridiska receptionister måste vara bekväma att använda datorer och relaterad teknik.Om en advokat behöver specifika dokument tryckta och monterade för referens och användning utanför kontoret, hanterar receptionisten också dessa behov.Hon borde kunna göra detta snabbt, till exempel om advokaten måste skynda sig till en akut domstolsförhandling.Mycket av informationen inom klientfiler är konfidentiell, så en advokatbyrå Receptionist måste kunna hålla filerna säkra via program eller andra mekanismer som låda, kabinett eller säkra lås.

Vissa advokater förväntar sig också att en advokatbyrå receptionist ska hanteraaspekter av fakturering.Detta inkluderar att tillhandahålla kvitton och fakturor, meddela klienter om utestående avgifter, informera kunder om betalningsmetoder som accepterats och inrätta och övervaka företagens bank eller andra konton.Om receptionisten upptäcker ett faktureringsfel måste hon vidta åtgärder för att korrigera felet som att utfärda en återbetalningskontroll eller erbjuda klienten en kredit.

I likhet med andra receptionister förväntas en advokatbyrå receptionist fullfölja andra uppgifter som tilldelats.För allmänna uppgifter kan detta betyda allt från att ta en kopp kaffe för en viktig klient eller lägga upp några dekorationer på kontoret på semester.I vissa fall fördubblas emellertid advokatbyrån receptionister som paralegals, i vilket fall de ger mer direkt stöd för advokaten, ofta som följer med advokaten till domstol och bedriver forskning om primärfall.