Vad gör en medicinsk kontorsadministratör?

En medicinsk kontorsadministratör, även ibland kallad en medicinsk sekreterare eller kontorsassistent, är främst ansvarig för att svara på telefoner, schemalägga möten och hantera patientfiler i en hälsoklinik eller annat medicinskt kontor.Dessa yrkesverksamma arbetar ofta direkt för läkare och sjuksköterskor, men kan också anställa på sjukhus, brådskande vårdcentraler och assistentbo- eller hospice -anläggningar.Arbetet är vanligtvis liknande oavsett inställning och tenderar att centrera kring sekretariats- och grundläggande pappershanteringsuppgifter.

Direkt patientinteraktion

På de flesta medicinska kontor är administratören den första personen som patienter ser när de kommer in. Han eller hon sitter vanligtvis vid ett skrivbord nära frontingången och är vanligtvis ansvarig för att kontrollera människor i och svara på frågoroch se till att patienterna känner sig lugna.Beroende på kontoret kan denna person också vara ansvarig för att hantera väntrummet, inklusive att hålla det snyggt och se till att det finns distraktioner som läsmaterial, leksaker eller lämpliga tv -program tillgängliga.

Att hantera pappersarbete som patienter behöver fylla i är också en del av jobbet på de flesta platser.Administratörer samlar in och registrerar försäkringsinformation och medicinska historikformer och upplysningar, och ber vanligtvis också om alla medbetalningar eller tid-of-service-räkningar som förfaller.

Att svara på samtal och hantera kalendrar

Manning av telefonerna är en annan riktigt viktig del av detta yrkesverksamma.Människor som kallar medicinska kontor pratar vanligtvis med en administratör, åtminstone till en början, särskilt för saker som att få vägbeskrivningar till kontoret eller schemalägga en tid.När det gäller en medicinsk nödsituation kommer skrivbordsarbetaren vanligtvis att vidarebefordra samtalet till en läkare eller sjuksköterska, annars tar ett mycket detaljerat meddelande och skickar den viktigaste informationen till den medicinska experten "On Call."

Jobbet kräver vanligtvis mycket kunniga när det gäller schemaläggning och organiseringstid.Administratörer skapar och hanterar vanligtvis kalendrar för möten, patientkonsulter och viktiga möten som de ständigt måste uppdateras.När läkare, sjuksköterskor eller andra läkare kör bakom schemat eller måste missa dagar är det vanligtvis administratörens jobb att anpassa saker.Att ringa patienter, omplanera evenemang och flytta möten runt vid ett ögonblick kan vara en kärna del av arbetet.

Clerical Work

Den medicinska världen är ett som är starkt rekordberoende, och ett av den medicinska kontorsadministratörens största jobb är att behålla pappersarbete och skriftliga filer i ordning.Detta börjar vanligtvis med patientjournaler.Administratören måste vanligtvis utforma ett system för att hålla filer uppdaterade och tillgängliga, vilket ofta involverar datoranvändning och elektronisk journalföring.De flesta moderna kontor använder en kombination av digitala och pappersbaserade filer, och att organisera och assimilera de två kan vara en större uppgift än det verkar.

Kontorsadministratörer kan också ansvara för att hantera korrespondens och hantera saker som verktygsräkningar och lönhantering.Mycket av detta beror på storleken på kontoret i fråga mdash;Stora verksamheter som sjukhus har ofta specifika faktureringsavdelningar som kommer att hantera ekonomiska frågor, men i mindre praxis faller dessa saker ofta till den person som sitter vid receptionen.På vissa ställen kan denna person också hantera försäkringspapper, inklusive att utfärda räkningar till patienter och hantera tredjepartsbetalningar.

Hjälpläkare

Beroende på kontor kan en administratör också krävas för att hjälpa medicinska personal med saker som register diktat, transkription och examensrumsförberedelser.Beställning av laboratorietester kan också krävas.I vissa fall behandlar sjukvårdspersonal sin kontorspersonal som personliga assistenter och ber dem att göra saker som att ordna personlig transport, göra DINNER -reservationer, eller insamling av kemtvätt, även om detta inte alls är en universell del av arbetsbeskrivningen.

Olika arbetsinställningar

En medicinsk kontorsadministratör kan arbeta på många olika platser.Enskilda praxis är några av de vanligaste, men jobbet kan hittas nästan var som helst som patienter och sjukvårdspersonal interagerar mdash;Sjukhus, vårdhem och fristående kliniker är bara några exempel.Det är ibland också möjligt att hitta dessa typer av administratörer som arbetar hemifrån, ofta som "virtuella assistenter."Läkare och andra som driver små praxis kanske inte har omkostnader att anställa personal för att ordna möten och hantera ansökningar på heltid, men att få avlägsna hjälp några timmar i veckan är ofta användbart.Arbetsarrangemang kräver vanligtvis tillgång till internet och en dedikerad telefonlinje för att hantera medicinska samtal, men detaljerna kan variera mycket beroende på omständigheterna.

Utbildnings- och utbildningskrav

Arbetsgivare ställer till stor del sina egna krav när det gäller att anställa medicinska kontorsadministratörer, men ett gymnasieexamen eller motsvarande är nästan alltid viktigt.Erfarenhet av att göra kontoristiskt arbete är också vanligtvis en tillgång, och kunskap om medicinsk fakturering och kodning kan också vara till hjälp.Vissa samhällskolor och yrkesskolor erbjuder kurser som är utformade särskilt för att utbilda människor att arbeta på medicinska kontor.Även om dessa typer av program inte på något sätt garanterar arbete som medicinsk kontorsadministratör, kan de göra det enklare för sökande att bli märkt, särskilt när det gäller konkurrensarbete eller önskvärda arbetsgivare.