Vad gör en programstödassistent?

En programstödassistent ger omfattande administrativt och kontoristiskt stöd inom ramen för ett program sponsrat av en organisation eller institution.Vanligtvis kommer programstödassistenten att tillhandahålla olika rutinmässiga kontoristiska supporttjänster, till exempel att hantera korrespondens, göra researrangemang och underhålla filer.Dessutom kan emellertid supportassistenten också ta ansvar för att hantera kommunikation med klienter, rekryter eller andra parter utanför programmet.Dessutom kan han vara ansvarig för att skriva broschyrer, nyhetsbrev och rapporter.I många fall kan programstödassistenten också behöva ha omfattande datorkunskaper, eftersom han kan vara ansvarig för att upprätthålla programfiler och kalkylblad och för att genomföra betydande mängder forskning.Det exakta ansvaret kommer vanligtvis att variera beroende på arbetsgivare och assistenternas kunskap och färdigheter.

Många statliga och privata organisationer sponsrar en mängd olika program som kan kräva tjänster av dedikerade anställda.Även om program som inte har betydande finansiering kan tvinga anställda att utföra sitt eget administrativa och kontoristiska arbete, i vissa fall finns det tillräckligt med pengar i budgeten för att anställa en programstödassistent.Kvalifikationerna för denna position kommer att variera beroende på anställningsorganisationen, men många anställningschefer föredrar att anställa en assistent med betydande erfarenhet av administrativt, sekretariats eller kontoristiskt arbete.Dessutom kan programstödassistenten behöva ha erfarenhet av att arbeta med olika typer av kontorsprogramvara, och i vissa fall kan också behöva ha en god förståelse för olika databaser.Avdelningen kan lita på programstödassistenten för att göra en betydande mängd skrivning och forskning, vilket kan innebära att en anställningschef vill att assistenten ska ha en högskoleexamen.

I vissa sammanhang kan en programstödassistent också engagera sig iutbilda både programanställda och kunder.Eftersom assistenten vanligtvis kommer att ha betydande kunskaper om programverksamheten och målen, kan supportassistenten uppmanas att producera utbildningsmaterial och orientera nyanställda och klienter till programpolicyn och förfarandena.I situationer där programmet är i behov av ytterligare finansiering, bemanning eller andra typer av support kan assistenten uppmanas att ge input till programmets behov och kan också uppmanas att sammanställa dokumentation och forskning som kan läggas tilltill supportförfrågan.

I många fall kan en programstödassistent ha ett omfattande ansvar inom resan och evenemangshantering.Som sådan kan det ofta vara till hjälp för assistenten att ha viss kunskap om lokala resealternativ och evenemangsplanering.Supportassistenten kan krävas för att ordna flygbiljetter för gästerna samt lokala transport- och hotellboende.Dessutom kan hon också behöva arbeta med chefer för lokala mötesrum för att säkerställa att konferensen går smidigt.