Vad gör en projektassistent?

En projektassistent hjälper vanligtvis en projektledare eller en projektledare med de uppgifter som krävs för att utföra ett jobb.I de flesta fall inkluderar detta kontor och administrativa funktioner.Projektassistenten kan också delta i möten och kommer sannolikt att ansvara för att svara på frågor i projektledarens frånvaro.Beroende på projektets storlek kan assistenten ägnas åt ett enda jobb och projektledare eller kan hjälpa mer än en chef på mer än ett projekt samtidigt.

Kärnan i ett projektassistenters jobb kretsar i allmänhet kring kontor och administrativa uppgifter.De flesta projekt förlitar sig starkt på filer och kalkylblad, inklusive tidslinjer, budgetar och uppgiftslistor.Att hålla dessa uppdaterade, kommunicera uppdateringarna och dokumentera förändringar är en kritisk del av projektledning och är uppgifter som i allmänhet faller till assistenten när det finns en.Många företag har specifika krav angående vad som måste dokumenteras och vad som måste hållas i fysiska filer.

Andra typer av pappersarbete faller ofta också till projektassistenten.Detta kan inkludera begärande och arkivering av försäkringsformulär och tillstånd, fylla i inköpsorder och mer.Det inkluderar också ofta hantering av korrespondens, till exempel att tillhandahålla regelbundna rapporter och uppdateringar till klienten.

Projektassistenten kommer också ofta att delta i möten och delta i konferenssamtal.Detta inkluderar vanligtvis både interna teammöten såväl som klientmöten.I många fall kommer assistenten att få anteckningar från mötet och utveckla och distribuera en mötesrapport efteråt.En viktig del av sådana rapporter är identifiering av åtgärdsobjekt och tilldelningen av ansvar för varje.Det är också viktigt att identifiera förfallodatum.

Medan projektledaren eller direktören traditionellt har mer ansvar för att fatta beslut, hantera kundrelationer och se till att projektet förblir på budget och enligt schemat måste assistenten vara medveten om statusen till statusenProjekt hela tiden eftersom han kan uppmanas att svara på frågor om chefen inte är tillgänglig.Projektledare kan vara i möten, sjuka eller på semester när en information behövs av en teammedlem eller en klient, till exempel.Att veta var man kan hitta uppgifterna är avgörande.

En projektassistent som inte är hängiven till ett enda projekt, utan snarare ansvarar för att stödja flera chefer eller flera projekt, kommer att ansvara för att utföra dessa uppgifter för varje projekt.Detta innebär att assistenten måste vara mycket organiserad.Han måste också kunna prioritera uppgifter och veta vad han ska göra när kraven från två eller flera projekt konflikter.