Vad gör en förslagschef?

Vanligtvis kommer en förslagschef att ha ansvaret för att hantera alla organisations förslag.Detta innebär att samordna förslagsprocessen, förbereda de faktiska förslagen och presentera förslag till potentiella kunder.Förslagschefen kommer att spendera en betydande tid att granska förfrågningar om förslag (RFP), bekräfta krav med potentiella kunder och efteråt inleda förslagsprocessen.Vanligtvis arbetar han med en tidsfrist, han eller hon är ansvarig för att delegera alla uppgifter som krävs för att slutföra ett förslag, samtidigt som han övervakar skrivandet, redigeringen, illustrationen och alla andra produktionsinsatser i samband med förslaget.Dessutom kommer han eller hon att utveckla ett förslagsschema, identifiera de mest brådskande uppgifterna och tilldela förslagsprioriteringar enligt internt utvecklade förfaranden.

När en förslagschef får en RFP kommer han eller hon att läsa hela dokumentet och fokusera på att förstå klientens specifikationer och förväntningar samt relevanta tidsfrister och budget.Under granskningsprocessen kommer förslagschefen ofta att ta anteckningar och notera frågor som han eller hon kommer att klargöra med kunden innan han börjar.Därifrån kommer han eller hon att utarbeta en förslagsplan, beskriva varje steg i förslaget såväl som dess krav och beskriva ett schema genom förslagsfristen.Delegeringsuppgifter är en del av planeringsprocessen där chefen kommer att anställa organisatoriska och underleveranterade resurser samt expertis för att bidra med förslaget.

Effektiv övervakning är central för ett förslagschefs jobb när förslaget pågår.Genom att vägleda alla teammedlemmar i förslagsteamet kommer han eller hon att sprida nödvändig information och övervaka produktionen av alla förslagssidor, inklusive både estetik och skriftligt innehåll.Genom att genomföra periodiska granskningar av framsteg kommer han eller hon att se till att förslaget är i enlighet med klientens begäran.Efter avslutad utkast kommer förslagschefen att granska utkastet för noggrannhet och konsistens samt för att säkerställa att förslaget är i linje med klientens förfrågningar.Därefter kommer han eller hon att returnera dokumentet till förslagsteamet för alla revideringar innan han vidarebefordrar till den potentiella klienten.

Som organisationens representant för förslag kommer förslagschefen också att göra regelbundna webbplatsbesök för att interagera med kunderna, förutom att delta i budgivningskonferenser.Efter godkännande från en klient angående ett inlämnat förslag kommer han eller hon också att delta i att slutföra och genomföra kontraktet.Ofta kommer detta att inkludera förhandlingar om slutliga avtal samt informera hans eller hennes organisation vid uppstarten av det föreslagna arbetet.Att genomföra personalmöten i händelse av att ett förslag misslyckas är också avgörande för jobbet.