Vad gör en administrativ officer?

Det primära jobbet för alla administrativa officer är att hantera pappersarbete och personaluppgifter som behövs för att se till att den dagliga verksamheten går smidigt.Dessa typer av proffs är vanligtvis något högt rankade och har vanligtvis ledarskapsansvar utöver sitt skrivbordsarbete.De flesta företag och statliga enheter sysselsätter sådana människor för att se till att interna verksamheter och affärsfunktioner händer på det sätt som de borde.I nästan alla sammanhang involverar jobbet fyra huvudfunktioner: kommunikation, samordning, dagliga administrativa uppgifter och långsiktig planering.

Roll i företag

Många av de mest kända administrativa tjänstemännen arbetar i företag.I stora företag finns det ofta en hel division som ägnas åt administrativa frågor, och tjänstemannen fungerar som huvud.Mindre organisationer anställer vanligtvis denna typ av professionell för att arbeta tillsammans med andra ledare på ett mycket mer praktiskt sätt.I båda fallen centrerar arbetet med ledningen.Den administrativa tjänstemannen ansvarar för att övervaka processer och personal för att se till att företaget kan uppfylla vissa definierade mål.Detta kan involvera allt från att tilldela projekt till att skriva rapporter och analysera utgångsnummer.Mycket av arbetet är "internt", vilket innebär att det är baserat på pappersrapportering och arkivering.

Statliga ståndpunkter

De flesta regeringar behöver också administrativa tjänstemän, även om världen av dessa yrkesverksamma tenderar att vara något annorlunda.I stället för att hjälpa ett företag att uppfylla sina egna mål är denna persons jobb att hjälpa till att förmedla allmänheten hur valda eller utsedda ledare gör.Han eller hon kan också arbeta direkt med dessa ledare för att se till att de håller sig på rätt spår.Jobbet är fortfarande mycket papperscentriskt och innebär mycket rapportskrivning och antal crunching.Den största skillnaden är den avsedda publiken och det övergripande målet.

Kommunikation

Administrativa tjänstemän i både företag och myndighetskontor måste vanligtvis fokusera mycket på kommunikation.Dessa proffs är vanligtvis anslutna till både ledning och frontlinjepersonal, och i viss utsträckning ansvarar för att föra meddelanden fram och tillbaka mellan dessa två grupper.All kommunikation måste vanligtvis vara tydlig, kortfattad och ha en professionell ton.Möjligheten att bestämma vilken information man ska dela och den bästa metoden att kommunicera är vanligtvis mycket viktig.

Samordna teamaktiviteter

De flesta administrativa officerare kommer också att fokusera mycket av sin uppmärksamhet på att föra olika grupper av människor, antingen för att producera för att produceraspecifika rapporter eller för att få viss information om hur det går.De typer av aktiviteter och team som måste samordnas beror på branschen, affärsfunktionen och övergripande affärsmetoder.Till exempel, i ett tjänstföretag, kan tjänstemän behöva samordna teknikerplatser, arbetsplatser och produktleveranser.I en medicinsk praxis kan jobbet kretsa kring att effektivisera informationsflödet mellan patienter, säljrepresentanter, konsulter och de läkare som utgör kärnan i praxis.

Dagliga administrativa uppgifter

Nästan varje organisation har också många mindre uppgifter som kan verka vardagliga men som måste slutföras för att företag ska fungera som vanligt.Mycket av detta är pappersrelaterat, och det mesta faller under den administrativa officerens huvudsakliga arbetsbeskrivning.Detta inkluderar att betala räkningar, utfärda fakturor till kunder, bearbeta betalningar som mottagits och skapa lön för personal.Överföring till myndigheter och andra byråer måste också skickas ut med rätt stöddokumentation.

I små företag eller byråer är den administrativa tjänstemannen ofta ansvarig för dessa uppgifter sig själv.Högre drivna chefer gör inte ofta dessa typer av uppgifter personligen och föredrar istället att de deLegate dem till mer juniorpersonal mdash;Men de är vanligtvis ansvariga för att se till att de görs ordentligt och i tid.När ett företag har ett faktureringsproblem eller faller efter på större betalningar är den administrativa tjänstemannen ofta en av de första människorna som skylls.

Planeringsroll

Den administrativa tjänstemannens arbete sätter vanligtvis honom eller henne i centrum för alla affärsverksamheter, vilket ger ett intressant perspektiv på hur många olika saker går och fungerar.Företag och regeringar kan leta efter sätt att utnyttja den här typen av "se alla" -strategi när det gäller organisationsomfattande planering.Detta kan vara så enkelt som att fastställa rimliga mål för ett kommande kvartal eller hjälpa till att strategisera en strategi för en kampanj.En administrativ officer kan anklagas för att hitta ett större utrymme för organisationen, planera flytten och utforma arbetsområdet, till exempel, eller kan få i uppdrag att ta reda på vad medborgare behöver när det gäller något specifikt som skattelättnad och sedan leta efterOlika lösningar och möjliga korrigeringar.

Att få jobbet

Det finns ingen enda lista över vad som krävs för att bli en administrativ officer, delvis på grund av hur många olika möjligheter det finns.Kraven för ledarskap i ett stort företag skiljer sig verkligen från dem i ett litet ideellt eller lokala myndighetskontor.De flesta kandidater har avslutat ett utbildningsprogram på gymnasiet i företagsekonomi eller ledning, vilket visar deras kunniga när det gäller intern verksamhet och personalsamordning.Utöver grundläggande utbildning lämnas dock mycket upp till det enskilda företaget.

Många arbetsgivare är mer intresserade av relaterad arbetslivserfarenhet än akademiska referenser.Erfarenhet av att lösa problem, hantera konflikter och använda datorsystem är mycket viktigt.Förmågan att hantera tryck, arbeta under tidsbegränsningar och hantera motstridiga prioriteringar kan också vara mycket användbar.I de flesta fall är en noggrann granskning av en viss arbetsbeskrivning det bästa sättet för kandidater att ta reda på vad en specifik möjlighet faktiskt kommer att kräva.

Att undvika förvirring med kontorsadministratörer

"Administrativ officer" -titel kan ibland vara lätt att förvirra med den liknande klingande "kontorsadministratören" och administrativa kontorsassistentjobb, även om de två vanligtvis är ganska olika.En kontorsadministratör eller kontorsassistent är i princip en sekreterare eller supportpersonal som spelar en mycket juniorroll i arkivering, besvara telefoner och annat administrativt arbete på låg nivå.Officier är oftare chefer som har mycket utbildning och expertis och fungerar mer som ledare än supportrar.Båda slags jobb involverar hantering av olika pappersbaserade uppgifter, bara på mycket olika nivåer.