Vad gör en kostnadsadministratör?

En kostnadsadministratör verifierar utgiftsrapporterna för ett företag, vilket betalar till lämpliga individer eller företag vid verifiering och hantering av missbruk av medel.Han ser till att alla räkningar är nödvändiga och korrekta, vilket förhindrar exorbitanta eller obehöriga utgifter och inkomstförlust.Det är också hans ansvar att hålla detaljerade register, både elektroniska och icke-elektroniska, av kvitton och betalningar.

Varje företag har specifika policyer och formulär som krävs för att betala och ersättningar.Eftersom nya anställda eller tjänsteleverantörer inte alltid känner till dessa policyer och formulär, förklarar eller tillhandahåller utgiftsadministratören dem.Han svarar också på eventuella förfrågningar om policyer och formulär vid behov, till exempel om en viss utgift kvalificerar sig för återbetalning av företaget.

Av skatter och juridiska skäl samlar kostnadsadministratörer in fakturor och kvitton med hjälp av dokumentationen för att säkerställa att det belopp som ska betalas är motiverat och korrekt.Kostnadsadministrationen är nära kopplad till lönbehandling och görs ofta av samma person, så många administratörer verifierar tidskort.De samlar också in andra uppgifter som behövs för korrekt betalning, t.ex. bankruttnummer eller adresser.

När utgiftsadministratören har verifierat en kostnad är legitim, måste han hålla en register över kostnaden.Ofta innebär detta att göra kopior och sätta dem i en företagsfil, men det handlar också om att gå in i utgifterna i ett datoriserat system och kodning av varje kostnad för att säkerställa korrekt budgetfördelning och skattebehandling.

Kostnadshantering är en komplex process och fel kan och kan ochinträffar.Till exempel kan en anställd fylla i en utgiftsrapport felaktigt, eller administratören kan av misstag godkänna en betalning till fel konto.När dessa misstag inträffar måste administratören hitta källan eller orsaken till felet, meddela de som drabbats och vidta åtgärder för att avhjälpa problemet.

Företagets ideal är att alla anställda behandlar företagsfonder och fastigheter med respekt, men i verkligheten, vissaAnställda försöker få ett företag för att täcka utgifter som inte är företagets ansvar eller är högre än nödvändigt.När en administratör finner att någon har gjort detta vidtar han lämpliga åtgärder enligt företagets policy, till exempel att utfärda en muntlig varning eller lämna in bevis för övergrepp till högre tjänstemän.Detta gör inte alltid administratören populär bland anställda, men det är avgörande för administratören att verkställa företagets policy om ledningen ska behålla en aura av myndighet.

Ibland när en utgiftsadministratör tar en ny position, eller när företagets omständigheter förändras, han förändras, hanser sätt på vilka det nuvarande systemet för administrering av företagsfonder inte är så effektivt som det kan vara.Som en typ av chef är administratören tänkt att identifiera områden som kan använda förbättringar och brainstorma om sätt att ändra utgiftsstrategin eller verktygen.Företag kan kräva att han lämnar in formella förslag för ändringar och presenterar sina idéer för aktieägarna eller styrelseledamöterna.

Hos vissa företag ligger försäkringsfrågor också inom utgiftsadministratörerna.Till exempel kan de behöva ordna betalningar för försäkring på företagsfordon, eftersom försäkringsleverantörer måste betalas för tjänster som liknar någon annan leverantör.I dessa fall samarbetar administratören med försäkringsbolagen och tredje parter.