Vad gör en kontorsassistent?
Kontorsassistent är en vag term som kan beskriva många olika typer av jobb som arbetar på ett kontor.Det kan ibland användas synonymt med ord som administrativ assistent, eller det kan hänvisa till kontorsstödspersonal som hjälper administrativa assistenters arbete, verkställande assistenter eller sekreterare.Den genomsnittliga kontorsassistenten kan arbeta med olika jobb i kontorsmiljön och behöver i allmänhet grundläggande kontorsförmåga för jobbet.
En kontorsassistent av denna sista typ kan göra något av följande jobb:
- Svartelefoner
- Filoch organisera information
- Ta meddelanden
- Kör ärenden
- Typ
- Gör datainmatning eller ordbehandling
- Arbetet för att stödja annan kontorspersonal
- Använd kontorutrustning som kopiatorer eller faxmaskiner
- Använd specifika program som Microsoft Word , Excel , eller Access
- Ge kundsupport
- Hjälp till kontorsredovisning
Mer avancerade kontorassistenter kan vara ansvariga för att driva ett kontor, direkt stödja chefer och övervaka andra kontorsanställda.Vanligtvis när stöd till chefer eller anställda på hög nivå är mer direkt, kan kontorsassistenten betecknas en administrativ eller verkställande assistent.Om kontorassistenten övervakar andra anställda kan han eller hon kallas kontorschef.
Ofta måste kontorassistenter vara "Jack of All Trades" -anställda.De måste ha bra skrivfärdigheter, vara villiga att ta order från andra anställda, vara redo att arbeta i olika kapaciteter och ha åtminstone börja kunskap om typisk kontorsprogramvara.Arbetet kan variera från dag till dag och kan bero på kontorets nuvarande behov.Du kanske matar in data en dag, arkiverar nästa och faxa eller maila marknadsföringsmaterial på en annan dag.Ibland om kontoret är kundtjänst kan i vilken utsträckning du är upptagen bero på kundtrafik.
En kontorsassistent kan ha genomfört certifikatprogram genom handelsskolor eller samhällskollegier.Andra har gymnasieexamen, och få saknar till och med det.De viktigaste färdigheterna som är eftertraktade är förmågan att skriva snabbt och exakt, bra telefonföremål, goda färdigheter i människor och visa förmåga att organiseras.Andra företag vill se till att du kan arbeta med kontorsprogramvara, och vissa företag kräver att du tar tester på sådan programvara för att visa kapacitet.
När kontorsassistenter verkligen är direkta assistenter till proffs kan deras jobb vara mer fokuserade.De kommer i princip att utföra vad kontorsuppgifter behövs så att proffsen inte behöver.Administrativa och verkställande assistenter tenderar att ha mer erfarenhet av kontorsprogramvara och fungerar ofta som Go Betweens för kunder och deras chefer.De kan hantera kontor och anställa och brandkontorassistenter som kan hjälpa dem med sitt arbete att stödja den professionella.
Eftersom termen kan betyda så många saker kan lönesortiment också vara varierande.Kontorsassistenten med minimala kontorsförmågor kan göra lite över minimilön.Administrativa assistenter kan beordra en högre lön, med en genomsnittlig lön i intervallet 30 000 dollar (USD).Många gör mycket mer än detta, beroende på deras erfarenhet och jobbansvar.